Секретарь - вакансии в Петрозаводске, 10 вакансий

Выполнение технических функций по обеспечению работы директора общеобразовательного учреждения и его заместителей, сотрудников школы. Выполнение архивной работы школы. Ведение базы обучающихся школы, оформление поступления учащихся, ведение личных дел учащихся, внесение в базы данных и программы, предназначенные для  отчетности. Получает поступающую в общеобразовательное учреждение корреспонденцию, передает ее согласно указаниям директора  конкретным исполнителям для  подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме. Подготавливает проекты приказов и указаний директора общеобразовательного учреждения и его заместителей. по движению контингента учащихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу учащихся.  Выполняет оперативное внесение текущих изменений в составе контингента школьников, в программы, обязательные для ведения в щколе.  Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел учащихся в архив. . Осуществляет прием и регистрацию, поступивших на хранение  документов, которые закончились делопроизводством;- обеспечивает хранение и сохранность документов, поступивших в архив;- проводит работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивая быстрый и удобный их поиск;- проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;- ведет подготовку сводных описей единиц временного и постоянного срока хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на уничтожение и списание материалов с истёкшими сроками хранения. Производит различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления необходимой информации.  Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой необходимых бумаг, распоряжений, которые поступили на исполнение структурным подразделениям школы и конкретным исполнителям. Ставит в известность всех сотрудников школы об изданных приказах, распоряжениях, положениях, инструкциях и иных документах под личную подпись. По указанию директора школы, заместителей директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет систематический контроль исполнения работниками общеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения назначенных сроков исполнения указаний и поручений директора школы, взятых на контроль. Выполняет работу по организации общих собраний работников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором школы. Осуществляет подготовку необходимых материалов для совещаний, оповещение участников о времени, месте, повестке дня, а также проводит регистрацию сотрудников. Принимает личные заявления от родителей, учащихся и сотрудников, способствует оперативности рассмотрения просьб, жалоб и предложений по существу. Секретарь учебной части должен знать: •         законы и иные нормативные правовые акты, которые регулируют образовательную деятельность в учреждении; •         положения и инструкции, которые регулируют правильное ведение делопроизводства в образовательном учреждении; •         структуру общеобразовательного учреждения, его кадрового состава; •         правила использования оргтехники; •         правила пользования телефоном и факсом; •         основы работы с персональным компьютером, принтером, ксероксом, сканером, иметь достаточный уровень работы на компьютере; •         требования к работе с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, презентациями, электронной почтой, браузерами; •         методы создания, обработки, передачи и хранения документов; •         правила деловой переписки, пересылки писем электронной постой и отсылки почтой России; •         государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; •         правила печатания деловых писем с применением типовых образцов; •         основы этики и эстетики; •         правила делового общения; •         порядок внутреннего трудового распорядка общеобразовательного учреждения;

Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию и передает её в соответствии с указаниями руководителя учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Ведёт делопроизводство, в том числе в электронной форме. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся. Оформляет личные дела принятых на обучение. Ведёт алфавитную книгу обучающихся и учёт часов учебной работы работников учреждения. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Контролирует исполнение работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков исполнения указаний и поручений руководителя учреждения. Секретарь учебной части работает в тесном контакте с руководителем учреждения, педагогическими работниками и руководителями структурных подразделений. Ответственность. Обучаемость. Опыт работы не требуется. 

Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию и передает её в соответствии с указаниями руководителя учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Ведёт делопроизводство, в том числе в электронной форме. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся. Оформляет личные дела принятых на обучение. Ведёт алфавитную книгу обучающихся и учёт часов учебной работы работников учреждения. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

Ведение делопроизводства по гражданским, уголовным делам, делам об административных правонарушениях и материалам. Внесение в автоматизированные системы информации о движении гражданских, уголовных, административных дел, составление статистических отчетов в  соответствии с инструкцией по ведению судебной статистики и иной отчетности. Подготовка  к отправлению почтовой корреспонденции. Работа  по ведению архива. Высшее образование без требований к направлениям подготовки.  Навыки: организации взаимодействия, работы с документами, владения современными технологиями работы с информацией  и информационными системами, с компьютерной и  другой оргтехникой, а также программным обеспечением; работа с внутренними периферийными  устройствами компьютера, навыки работы со справочно-правовыми системами.

Извещение участников процесса, свидетелей и других лиц по делу о времени и месте судебного разбирательства, выписывание повесток, направление копий: исковых заявлений, документов, документов, обвинительных заключений; ведение и оформление: протоколов судебного заседания, материалов в порядке выполнения отдельных  судебных поручений, дел об административных правонарушениях, материалов, связанных с  исполнением приговоров. - Высшее образование – бакалавриат, специальность - юриспруденция. -Без предъявления требований к стажу.

Инвентаризация, учет, закупка товарно-материальных ценностей для обеспечения работы образовательной организации (учебники, мебель, канцтовары). Контроль за состоянием помещений, работой офисной оргтехники. Регистрация, учет, хранение и передача соответствующим специалистам документов текущего делопроизводства. Формирование архива организации. Пунктуальность, ответственность, дисциплинированность,  внимание к деталям,  коммуникабельность. Уверенный пользователь компьютера. Наличие справки об отсутствии судимости. Конкурсный отбор по результатам резюме и собеседования. Резюме отправлять по адресу: pokadramcoik@mail.ru

Прием и регистрация корреспонденции. Прием и регистрация заявлений на подпись директора.  Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и  конкретными исполнителями документов руководителю на подпись. Отправка исполненной документации по адресатам. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности. Плюсом будет владение кадровым делопризводством.

Прием и распределение телефонных звонков. Регистрация входящих и исходящих документов. Ведение журналов учета. Планирование рабочего дня руководителя. Осуществление работы (а именно: создание, редактирование, печать) с приказами Главного врача по основной деятельности, доплатам сотрудникам, личному составу, административно – хозяйственным вопросам. Контроль исполнения решений и поручений Главного врача (текущий, промежуточный и предупредительный). Осуществление конвертации корреспонденции и составление реестра ее отправки по почте. Формирование и оформление дел временного, долговременного и постоянного сроков хранения отдела. Образование высшее или среднее профессиональное образование, имеющее дополнительное профессиональное образование; имеющее опыт выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании не менее 2 лет. Опыт в аналогичной должности приветствуется. Развитые навыки делового стиля, грамотная устная и письменная речь. Уверенный пользователь ПК (знание MS Office: Word, Excel, Outlook). Навыки работы с оргтехникой (факс, сканер, МФУ, мини-АТС). Навыки ведения документооборота. Опыт работы в системах электронного документооборота приветствуется. Ориентированность на результат (умение быстро вникнуть в суть дела и довести задачу до необходимого результата). Личные качества: ответственность, стрессоустойчивость, аккуратность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности, организованность, наличие аналитических способностей, обучаемость, коммуникабельность.

По поручению мирового судьи выполняет действия по подготовке дел к судебному разбирательству с целью обеспечения своевременного и правильного их разрешения; осуществляет подбор законодательства, материалов судебной практики, необходимых для рассмотрения дела; вносит предложения по сложным и спорным вопросам применения норм материального права; осуществляет контроль за своевременным извещением лиц, участвующих в деле, и иных участников судебного разбирательства; соблюдением сроков составления протоколов судебных заседаний; оказывает помощь мировому судье в осуществлении контроля за делами, по которым отложено рассмотрение дела либо производство по которым приостановлено; контролирует работу секретарей по формированию материалов дела, своевременному направлению лицам, участвующим в деле (участникам уголовного процесса), судебных актов, исполнительных документов; участвует в составлении статистической отчетности о деятельности мирового судьи и судимости; осуществляет контроль за своевременным направлением в вышестоящий суд дел с апелляционными, частными жалобами и протестами, а также за своевременным обращением к исполнению судебных актов; готовит информацию и материалы, необходимые судье для обобщения судебной практики, докладов и выступлений; проекты ответов на обращения и запросы, поступающие в адрес мирового судьи, в том числе в связи с находящимися в его производстве делами; готовит проекты судебных актов. Направление подготовки: «юриспруденция» или иному направлению подготовки (специальности), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данному направлению подготовки (специальности), указанному в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки. Для замещения должности помощника мирового судьи стаж государственной гражданской службы Российской Федерации или работы по специальности составляет два года, а для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома – не менее одного года стажа государственной гражданской службы Российской Федерации или стажа работы по специальности.

Прием и распределение телефонных звонков учреждения Организация работы с посетителями учреждения Документационное обеспечение учреждения Организационное, документационное и информационное деятельности организации Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов Организация деловых контактов и протокольных мероприятийОрганизация исполнения решений руководителяОрганизация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации Организация хранения документов в приемной руководителя Оказание помощи начальникам отделов и директору в планировании рабочего времени Организация текущего хранения документов Организация обработки дел для последующего хранения Организация работы Организация командировок руководителя Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря Высшее образование Опыт работы не менее 3 лет