Секретарь - вакансии в Нижневартовске, 4 вакансии

обработка первичной документации, знание СЭД уверенный пользователь ПК

Принимать поступающую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с указаниями руководителя конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов. Базовые навыки работы с компьютером

Принимать поступающую на рассмотрение начальнику отдела корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.    Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.   Принимать документы и личные заявления на подпись начальнику отдела.  Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы начальника отдела.     Подготавливать документы для отправки почтой. Следить за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, передаваемых начальнику отдела на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.  Организовать проведение телефонных переговоров начальника отделеа, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.  По поручению начальника отдела составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.  Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником отдела (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний... Наличие справки об отсутствии судимости, 

1.     Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам Общества. 2.                  Регистрация поступающих телефонных звонков. 3.                  Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону. 4.                  Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками Общества. 5.                  Ведение журнала записи посетителей. 6.                  Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей. 7.                  Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам Общества. 8.                  Организация и бронирование переговорных комнат. 9.                  Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе, приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки). 10.               Доставлять по назначению деловые бумаги, пакеты, письма, книги и т.п. в соответствии с журналом учета поездок и указаниями руководителя, а также их получение и доставка от других организаций. 11.               Ведение учета и регистрации входящей и исходящей документации Общества, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.  12.               Доставка, отправка (получение) почтовых отправлений (корреспонденции) во ФГУП «Почта России», в курьерских службах. 13.               Оформление и предоставление в установленном порядке и в установленные сроки в бухгалтерию Общества для отчета первичных учетных документов по отправке и получению почтовой и иной корреспонденции Общества.      14.               Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, руководителю или уполномоченному лицу. 15.               Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений. 16.               Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов. 17.               Подготавливает и сдает в архив Общества документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 18.               С применением МФУ, в случае обращения специалистов структурных подразделений Общества снимает и предоставляет копии/сканированные копии документов Общества. 19.               Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя. Требования к квалификации: высшее, неполное высшее, или среднее специальное образование, стаж работы по аналогичной должности 6 месяцев и более, знание делопроизводства, программ Microsoft Office (опытный пользователь).