График отпусков — один из основных документов, который работодатели утверждают ежегодно. Ошибки при оформлении могут привести к спорам с сотрудниками и штрафам от трудовой инспекции.
В статье рассказали, в какие сроки утверждается график отпусков, как правильно его заполнить и внести изменения уже в утверждённый документ. А также делимся чек-листом для самопроверки кадровика.
Кто обязан составлять график отпусков
Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Чтобы отсутствие сотрудников не влияло на производственные процессы, работодатель прописывает очерёдность отпусков в локальном нормативном акте — графике отпусков. Документ принимается не позднее, чем за две недели до начала года.
Все работодатели ежегодно обязаны составлять график оплачиваемых отпусков — компании, вне зависимости от формы собственности, и индивидуальные предприниматели, согласно ч. 1 ст 123 ТК РФ.
Кому разрешено не вести график отпусков
Но есть исключения: микропредприятия и некоммерческие организации вправе не утверждать график отпусков. Они могут полностью отказаться от принятия локальных нормативных актов или заменить график письменным соглашением с сотрудником, разъясняет письмо Роструда от 15 февраля 2021 года № ПГ/01488-6-1.
Также вновь созданная компания вправе не утверждать график отпусков на текущий год, говорит Минтруд России в письме от 16 октября 2023 года № 14-6/ООГ-6470. Однако Государственная трудовая инспекция г. Москвы рекомендует молодым компаниям утвердить график отпусков и добавлять в него сотрудников по мере приёма на работу.
Сроки утверждения графика отпусков
График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, согласно ч. 1 ст 123 ТК РФ. Это значит, что периодичность отдыха сотрудников должна быть утверждена не позднее 17 декабря текущего года. Но Роструд не ограничивает работодателя, и принять график можно и раньше.
Если работодатель нарушит сроки утверждения графика отпусков, то ему грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
должностным лицам и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей
юридическим лицам — штраф от 30 000 до 50 000 рублей
Совет: издайте приказ о составлении графика заранее — например, в октябре-ноябре — и назначьте ответственного.
Пошаговая инструкция: как составить график отпусков
Шаг 1. Собрать пожелания сотрудников
Работодатель может учитывать пожелания сотрудников на время отпуска, но не обязан этого делать, считает Минтруд в письме от 8 декабря 2020 года № 14-2/ООГ-17785.
Но законом прописаны некоторые категории работников, которые имеют право на отпуск в удобное для себя время. Это:
сотрудник, воспитывающий несовершеннолетнего ребёнка-инвалида
работник с тремя и более несовершеннолетними детьми
работник на период нахождения жены в отпуске по беременности и родам
супруги военнослужащих
ветераны
Почётные доноры России
пострадавшие в результате радиационных аварий и катастроф
обладатели высшего звания или государственного ордена высшей степени
несовершеннолетние сотрудники
работники, ранее отозванные из отпуска и неиспользовавшие часть отдыха
Работодатель обязан брать во внимание пожелания льготников, когда составляется график отпусков.
Шаг 2. Определить очерёдность с учётом производства
На этом этапе важно сбалансировать интересы бизнеса и работников. Работодатель может предоставить свободу выбора дат отпуска, но, например, поставить одно условие: «В одно время не уходят в отпуск два ключевых работника отдела».
Сотрудники могут согласовать между собой удобные даты отдыха с учётом потребностей подразделения. Так будут учтены пожелания сотрудников и не остановятся рабочие процессы.
Шаг 3. Выбрать форму графика
Чаще всего используется унифицированная форма Т-7, утверждённая Постановлением Госкомстата №1 от 05 января 2004. Но работодатели вправе разработать свой бланк. Главное — в нём должны содержаться все необходимые реквизиты. Введённую форму следует утвердить приказом или локальным нормативным актом.
Сравнение формы Т-7 и собственного бланка
Критерий | Форма Т-7 | Собственная форма |
Соответствие требованиям | Используется общепринятая унифицированная форма | Допустима, если содержит все обязательные реквизиты |
Отношение проверяющих | Хорошо знакома инспекторам ГИТ, обычно не вызывает вопросов | Может потребовать подтверждения соответствия требованиям законодательства |
Использование в программах | Поддерживается большинством кадровых и бухгалтерских программ | Часто требует самостоятельной настройки |
Удобство заполнения | Содержит стандартный набор граф | Можно адаптировать под процессы компании |
Гибкость | Ограничена структурой формы | Позволяет добавить или убрать нужные разделы |
Минусы | Может быть громоздкой, содержит графы, которые не всегда используются | Есть риск претензий ГИТ при отсутствии обязательных реквизитов |
Дополнительные требования | Не требует отдельного обоснования выбора формы | Форму необходимо утвердить локальным актом или учётной политикой организации |
Кому подойдёт | Большинству работодателей, особенно небольшим компаниям | Компаниям со сложной структурой или особыми кадровыми процессами |
Шаг 4. Заполнить график
Графа 1: Структурное подразделение.
Графа 2: Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию.
Графа 3: Фамилия, имя, отчество.
Графа 4: Табельный номер.
Графа 5: Количество календарных дней отпуска.
Графа 6: Дата запланированного начала отпуска.
Графа 7: Дата фактического начала отпуска (заполняется по факту).
Графа 8: Основание переноса отпуска (реквизиты приказа).
Графа 9: Дата предполагаемого перенесённого отпуска.
Графа 10: Примечание.
На этом этапе могут возникнуть сложности при заполнении графы 5 «Количество календарных дней отпуска» и графы 6 «Дата запланированного начала отпуска». Помните, что в график вносится информация только о ежегодных оплачиваемых отпусках следующих видов:
Основной отпуск — длится 28 календарных дней. По соглашению сторон его можно поделить, однако одна часть отпуска не может быть меньше 14 календарных дней, согласно ст. 125 ТК РФ. Если работник и работодатель не договорились, как разделить отпуск, то отдых предоставляется целиком
Удлинённый основной отпуск — некоторые категории работников имеют право на длительный отпуск. Например, несовершеннолетним сотрудникам положен 31 календарный день, а инвалидам — 30 календарных дней. В график включаются все дни отпуска
Дополнительный отпуск — работники вредных и опасных производств, а также сотрудники с ненормированным рабочим днём вправе получить дополнительный отпуск, согласно ст. 116 – 119 ТК РФ
Отпуска без сохранения заработной платы вносить в график не нужно.
Трудовой кодекс не регламентирует, как указывать даты запланированного отпуска. Поэтому работодатель может как указать только месяц, так и полную дату. Главное — закрепить выбранный вариант в локальном нормативном договоре.
В графе 7 прописывается фактическая дата начала отпуска, а в графах 8 и 9 — информация о переносе отпуска.
Пример заполнения графика отпусков:
Шаг 5. Учесть мнение профсоюза
Если в компании есть профсоюз, то график отпусков нужно с ним согласовать по следующей схеме: работодатель направляет проект графика отпусков в профсоюз, в течение пяти рабочих дней получает мотивированное мнение и с учётом этого мнения утверждает документ.
Шаг 6. Утвердить график у руководителя
График отпусков утверждается руководителем организации либо уполномоченным им лицом.
На момент утверждения графика должны быть заполнены графы с 1 по 6. В графе «Утверждаю» руководитель или уполномоченное лицо прописывают свою должность, ставят подпись и указывают дату. Важно, чтобы дата утверждения была не раньше даты согласования графика с профсоюзом. А также график должен быть утверждён не позднее чем за две недели до нового года — 17 декабря.
Шаг 7. Ознакомить работников под подпись
Как и с любым нормативным актом, работодатель обязан ознакомить сотрудников под подпись с графиком отпусков. Это можно сделать как письменно, так и электронно, если в компании введён электронный документооборот.
Закон не устанавливает точных сроков на ознакомление, однако нужно успеть до начала нового года. Если сотрудник отказывается подписывать график, то это не значит, что он не должен его соблюдать.
Как внести изменения в график отпусков
Любые изменения в дате запланированного отпуска должны быть отражены в графике отпусков. Основанием для изменений является заявление работника. Заявление пишется в свободной форме либо о переносе отпуска, либо о внесении изменений в график. Заявление нужно подать минимум за три дня до начала нового отпуска, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные.
Основания для переноса отпуска
Болезнь работника. Если перед началом отпуска сотрудник заболел, то его отпуск должен быть перенесён на другой срок. В случае болезни во время отпуска, отдых продлевается. При этом заболевание детей или родственников не даёт права на перенос отпуска, хотя работодатель может прописать такое условие в локальных нормативных актах.
По просьбе работника. Работодатель обязан перенести отпуск, если об этом просит работник-льготник. Работникам, у которых нет права на отпуск в любое время, работодатель может отказать в переносе.
Отзыв из отпуска. Если сотрудника отзывают из отпуска, то в графике отпусков в графе 10 это прописывается и ставится дата отзыва. Неотгулянные дни отпуска сотрудник может потратить в любое удобное для него время в текущем году или перенести их на следующий год.
Организационные ошибки. Бухгалтерия обязана выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Если этого не произошло и работодатель не уведомил о дате начала отдыха, то работник вправе отказаться от запланированного отпуска. В этом случае отпуск переносится по письменному заявлению сотрудника.
Штрафы и ответственность за нарушения
За отсутствие графика отпусков работодателю грозит штраф — это рассматривается как нарушение трудового законодательства. Для юридических лиц предусмотрен штраф от 30 000 до 50 000 рублей, а для должностных — от 1 000 до 5 000 рублей.
Нарушение порядка утверждения графика отпусков, например, утверждение позже установленного срока либо без учёта мнения профсоюза, также может повлечь предупреждение или административный штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Судебная практика
Государственная инспекция труда провела проверку и обнаружила, что не все сотрудники были ознакомлены с графиком отпусков. Работодатель сослался на то, что сотрудники своевременно уведомили о начале отпуска, однако суд признал это недостаточным. В результате Верховный Суд Республики Татарстан в постановлении от 13 июня 2018 года № 4а-575/2018 подтвердил законность привлечения работодателя к ответственности, а ГИТ назначила штраф в размере 50 000 рублей.
А Третий кассационный суд общей юрисдикции в определении от 11 мая 2022 года № 88-8007/2022 указал, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до начала нового года. При этом если работодатель утвердит график позже, то это не означает, что документ недействительный. Однако компанию могут привлечь к ответственности за нарушение требований ст. 123 ТК РФ.
Чек-лист: готов ли ваш график отпусков к проверке ГИТ
Проверьте себя по каждому пункту. Если хотя бы на один вопрос вы ответили «нет», стоит устранить нарушение до прихода инспектора.
Составление и утверждение графика
☐ График отпусков составлен на текущий календарный год
☐ График утверждён не позднее чем за две недели до начала года (до 17 декабря предыдущего года)
☐ Используется форма Т-7 либо собственный утверждённый бланк с обязательными реквизитами
☐ В график включены все работники, состоящие в трудовых отношениях на момент его утверждения
☐ В графике отражены только ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные)
☐ Для работников, имеющих право на отпуск в удобное время, учтены их пожелания
Согласование с профсоюзом
☐ Проект графика был направлен в профсоюз (если он действует в организации)
☐ Получено мотивированное мнение профсоюза
☐ Дата утверждения графика не раньше даты согласования с профсоюзом
Проверка содержания графика
☐ Указана продолжительность отпуска каждого работника
☐ Корректно отражены дополнительные отпуска за вредные условия труда, ненормированный рабочий день и другие основания
☐ При разделении отпуска одна из частей составляет не менее 14 календарных дней
☐ В графике нет отпусков без сохранения заработной платы
☐ Не допущено пересечения отпусков работников, отсутствие которых может нарушить производственный процесс
Ознакомление работников
☐ Все сотрудники ознакомлены с графиком отпусков под подпись
☐ Документы, подтверждающие ознакомление, сохранены
☐ Для работников на электронном документообороте имеется подтверждение ознакомления в системе ЭДО
Изменения и переносы отпусков
☐ Все переносы отпусков оформлены заявлениями работников и приказами работодателя
☐ Изменения отражены в графах 7–10 формы Т-7 либо в аналогичных разделах собственного бланка
☐ Сохранены документы, подтверждающие основания переноса отпуска.
Дополнительный контроль
☐ Работники уведомляются о начале отпуска не позднее чем за 14 календарных дней
☐ Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска
☐ График отпусков и документы по его исполнению хранятся в кадровой службе
Результат
16–20 галочек — график отпусков, скорее всего, не вызовет вопросов у инспектора.
11–15 галочек — есть риски замечаний и предписаний со стороны ГИТ.
Менее 11 галочек — рекомендуется провести кадровый аудит и устранить нарушения до проверки.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Можно ли дробить отпуск?
Да, ежегодный оплачиваемый отпуск можно делить на части. Однако одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, согласно ст. 125 ТК РФ.
Как быть с неотгулянными днями?
Неиспользованные дни отпуска не сгорают. Их можно перенести на следующий год либо предоставить позднее по соглашению сторон. При этом закон запрещает не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск более двух лет, согласно ст. 124 ТК РФ.
Обязан ли работник идти в отпуск по графику?
Да, график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Если отпуск включён в утверждённый график и сотрудник своевременно уведомлён о его начале, то он должен использовать отпуск в установленные сроки, согласно ст. 123 ТК РФ.
