Благодаря современным технологиям большинство задач бизнес решает в мессенджерах. Однако общение по рабочим вопросам в чатах подразумевает сохранение делового этикета. Например, установленные нормы коммуникации в компании определяют, нормально ли писать после окончания рабочего дня или отправлять голосовые сообщения.
Одна задача — один чат
Для эффективного взаимодействия внутри команды лучше перейти на корпоративные мессенджеры. Тогда не будут отвлекать личные переписки в популярных соцсетях. Ещё важно создать отдельный чат для каждой рабочей задачи. Если в одной ветке будут писать информацию о планёрках, рабочих обязанностях, обсуждать, кто и когда пойдёт в отпуск, то действительно важные данные потеряются. Поэтому правило простое: одна задача — один чат. Например, отдельный чат для каждого отдела, для решения конкретных вопросов, для общей информации.
Команда сервиса по поиску работы GdeRabota.ru для рабочего общения использует корпоративный портал. В нём удобно ставить задачи коллегам, а потом вести обсуждение строго в чате задачи. Так проще разобраться с важными вопросами. В общем чате коллеги обсуждают общие вопросы — назначают время отчёта и делятся корпоративными новостями.
Договорённости превыше всего
Чтобы не загружать сотрудников в свободное время и сохранять work-life баланс, необходимо соблюдать правила по общению в мессенджерах. Например, ввести запрет на обсуждение рабочих процессов в выходные или определить, в каких случаях коммуникация в нерабочее время всё-таки возможна. Также стоит обсудить с командой, нормально ли отправлять голосовые сообщения и мемы. Некоторых сотрудников это раздражает, а значит влияет на рабочую обстановку в коллективе.
Важно соблюдать личные границы коллег. Например, сотрудник просит писать ему только по важным вопросам и не отвлекать в рабочее время. Поэтому не стоит писать ему по выходным и задавать пустяковые вопросы, ответ на которые можно найти самостоятельно. Иначе сотрудник поймёт, что его личные границы не соблюдаются и просьбы игнорируются, а значит будет расти напряжение в коллективе.
Кратко, вежливо и по делу
Важно отвечать на сообщения коллег, не оставлять их непрочитанными. Иначе это приведёт к недопониманию. Если пока нечего ответить на сообщение, лучше сказать: «мне нужно время разобраться в этом вопросе». Так коллега увидит, что его просьба не осталась незамеченной.
Ещё один совет — писать конкретно и ёмко. Если текст адресован конкретному сотруднику, то не стоит спамить в общем чате, лучше напрямую написать в личку. А также важно в одном сообщении описать все вопросы с подробностями. Не стоит дробить информацию на десять сообщений, это вызывает раздражение и занимает больше времени.
И главное — не стоит забывать о вежливом обращении друг к другу. Если в компании все обращаются друг к другу по имени-отчеству, то есть смысл соблюдать это правило. Если ранее не оговорена форма обращения, то безопаснее использовать полное имя коллеги — писать не Таня, а Татьяна. Возможно, потом коллега сам предложит перейти на «ты».
Правила деловой переписки
Сообщения для коллег в мессенджерах стоит подстроить под правила делового этикета:
— Следовать грамматике — нет ошибкам и опечаткам;
— Писать без оскорблений и пассивной агрессии;
— Избегать личных тем — если коллеги сдружились, то лучше личные проблемы обсуждать не в корпоративных чатах;
— Писать о проблеме в одном ёмком сообщении, если есть возможность, сразу предложить варианты решения;
— Подробно описывать задачи, если нужно, то прикрепить скриншоты и ссылки;
— Отправлять сообщения в рабочее время.
Общение внутри команды — это часть корпоративной культуры. И от того, насколько грамотно и чётко выстроены границы зависит не только атмосфера коллектива, но и продуктивность бизнеса, отметила генеральный директор сервиса по поиску работы GdeRabota.ru Екатерина Агаева.
А вот разговор о повышении зарплаты лучше проводить с начальством лично, как попросить прибавку мы ранее писали тут.
