Каждая компания обязана вести воинский учёт сотрудников. С 2026 года контроль за этим ужесточился: проверки стали системными, а штрафы выросли.
В статье рассказали, кого ставить на учёт, какие документы оформлять и какую информацию передавать в военкомат.
Что такое воинский учёт сотрудников и зачем его ведёт работодатель
Воинский учёт — система сбора и передачи государству данных о гражданах, которые обязаны или потенциально могут быть призваны на военную службу. Обязанность закреплена законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», порядок детализирует постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
Гражданин обязан встать на учёт и являться по повесткам. Работодатель фиксирует сведения о военнообязанных сотрудниках и передаёт их в военкомат в срок — решения о призыве он не принимает.
Учёт обязаны вести все юридические лица независимо от формы собственности, сферы деятельности и численности штата — даже компания из одного человека. ИП от этой обязанности освобождены.
Каких сотрудников нужно ставить на воинский учёт
Категория | Учитывать | Что проверять |
Призывники 18-30 лет без отсрочки | Да | Удостоверение подлежащего призыву |
Военнообязанные запаса | Да | Военный билет |
Женщины военно-учётной специальности | Да | Военный билет со сведениями о ВУС |
Иностранные граждане | Нет | — |
Совместители | Да, по всем местам работы | Военный билет / удостоверение |
Дистанционные работники | Да | Военный билет / удостоверение |
Освобождённые от воинской обязанности | Нет | Отметка в военном билете |
Иностранцы не состоят на воинском учёте в РФ, поэтому карточки на них не заводят. Дистанционные сотрудники от учёта не освобождаются, но важна форма трудовых отношений: компания не обязана передавать в военкомат данных сотрудников на договоре ГПХ.
Кто отвечает за воинский учёт в организации
Воинский учёт в компании ведёт генеральный директор или назначенное им ответственное лицо. Чаще всего эту задачу выполняет кадровик.
Количество ответственных зависит от числа военнообязанных и призывников в штате:
до 500 человек — достаточно одного сотрудника по совместительству
от 500 до 2000 человек — нужен отдельный специалист
на каждые 3000 человек — ещё один работник
Обязанности закреплены приказом и должностной инструкцией. Если ответственного не назначили, то обязанности несёт руководитель — он же отвечает перед проверяющими.
Как организовать воинский учёт в компании с нуля
Шаг 1. Назначьте ответственного
Назначайте специалиста с учётом количества военнообязанных в штате. Закрепите эти обязанности в трудовом договоре и должностной инструкции.
Шаг 2. Издайте приказ
Составьте проект приказа об организации ведения воинского учёта и согласуйте его с территориальным военным комиссариатом по месту регистрации компании. Затем утвердите окончательный вариант.
Шаг 3. Подготовить документы воинского учёта
Составьте план работы по ведению воинского учёта, карточки учёта и заведите журналы проверки.
Шаг 4. Сформировать сведения о сотрудниках
Запросите у всех принимаемых сотрудников документы воинского учёта — военные билеты или удостоверения призывников. На каждого военнообязанного и призывника заведите личную карточку по форме № 10.
Личная карточка сотрудника по форме № 10.RTF
Шаг 5. Наладить взаимодействие с военкоматом
Выберите способ передачи информации в военкомат — в бумажном варианте при личном визите или по почте России или через Госуслуги и Реестр ВУ.
Шаг 6. Вести и регулярно актуализировать учёт
Обновляйте данные о кадровых изменениях: приём, увольнение или смена персональных данных.
Как оформить воинский учёт при приёме сотрудника на работу
Проверьте, подлежит ли сотрудник воинскому учёту
Попросите у сотрудника паспорт с отметкой об отношении к воинской службе. Также запросите документы воинского учёта: для военнообязанных — военный билет или временное удостоверение, для призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
Проверьте сведения в документах
Обратите внимание на ФИО, дату рождения, отметки о постановке на учёт и категорию годности.
Заполните документы работодателя
Заведите на сотрудника карточку по форме № 10 и внесите туда данные из паспорта и документа воинского учёта.
Передайте необходимые сведения
Сообщите о приёме призывника или военнообязанного сотрудника в военкомат по месту регистрации или пребывания рабтника в течение пяти рабочих дней с даты трудоустройства.
Какие документы нужны для воинского учёта сотрудников
Документ | Кто оформляет | Для чего нужен | Когда обновлять |
Приказ об организации учёта | Руководитель | Фиксирует факт ведения учёта | При создании компании |
Приказ о назначении ответственного | Руководитель | Закрепляет, кто ведёт учёт | При смене ответственного |
План работы по учёту | Ответственный | Организует и контролирует выполнение обязанностей компании перед военкоматом | Ежегодно |
Карточки учёта сотрудников | Ответственный | Хранят данные военнообязанного | При приёме на работу |
Сведения для военкомата | Ответственный | Приём, увольнение, изменения в данных сотрудника | По каждому событию |
Журнал проверки документов | Ответственный | Фиксирует дату проверки | При каждой проверке |
Полный перечень форм закреплён Положением № 719 и рекомендациями Генштаба ВС РФ — формы периодически обновляются.
Приказ о ведении воинского учёта
Приказ нужен при создании организации или при первом обращении к теме учёта, если раньше он не оформлялся. Без этого документа ведение учёта нелегитимно, а сам приказ ежегодно согласуется с военкоматом. Подписывает его руководитель или уполномоченное лицо.
Форма приказа регламентирована Положением № 4 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ. Приказ лишь фиксирует организационное решение — дальнейшая работа строится на карточках, плане и регулярных проверках.
Что делать, если у нового сотрудника нет документов воинского учёта
Отказать в приёме на работу из-за отсутствия военного билета нельзя — это не входит в перечень законных оснований для отказа.
Дальше действуют две обязанности:
Сотрудник сам должен обратиться в военкомат для постановки на учёт
Работодатель направляет в военкомат информацию о приёме гражданина, не состоящего на учёте
За сокрытие этих сведений должностному лицу — кадровику или руководителю грозит штраф — от 40 000 до 50 000 рублей по ст. 21.4 КоАП РФ.
Какие сведения работодатель должен передавать в военкомат
Событие | Что передать | Срок | Примечание |
Приём военнообязанного | Сведения из военного билета | В течение 5 дней | Считаются календарные дни со дня издания приказа или заключения договора |
Увольнение военнообязанного | Сведения об увольнении | В течение 5 дней | Сведения передаются по форме Приложение № 2 к Положению № 719 |
Изменение персональных данных | Обновлённые данные | В течение 5 дней | Подаётся Листок сообщения (Приложение № 13 к Методическим рекомендациям) |
Сотрудник не состоит на учёте | Сведения о работнике | В течение 3 дней | Если у сотрудника нет документов или штампа в паспорте |
Сроки закреплены в ст. 4 закона № 53-ФЗ и Положении № 719, но конкретное число дней по каждому событию уточняйте непосредственно перед подачей сведений — нормы периодически меняются.
Обязанности работодателя по воинскому учёту
В обязанности работодателей по воинскому учёту входит:
Выявлять работников, подлежащих воинскому учёту
Проверять документы при приёме на работу
Вести карточки и учётные документы по военнообязанным
Своевременно обновлять данные при изменениях у работника
Уведомлять военкомат обо всех значимых событиях
Знакомить работников с их обязанностями
Хранить документы с соблюдением требований к персональным данным
Эти требования прописаны в законе № 53-ФЗ и Положении № 719, их исполнение проверяют военкомат и прокуратура.
Штрафы за нарушения воинского учёта
С 1 октября 2023 года размеры штрафов по главе 21 КоАП РФ выросли в разы и остаются повышенными в 2026 году.
Нарушение | Кто отвечает | Ответственность |
Непредставление списков граждан для первоначальной постановки на учёт | Должностное лицо / организация | Для должностных лиц — 40 000 – 50 000 рублей Для юридических лиц — 350 000 – 400 000 рублей |
Неоповещение работников о вызове по повестке | Должностное лицо / организация | Для должностных лиц — 40 000 – 50 000 рублей Для юридических лиц — 350 000 – 400 000 рублей |
Несообщение сведений о приёме, увольнении, изменении данных | Должностное лицо | Штраф 40 000 – 50 000 рублей |
Отсутствие воинского учёта в компании | Должностное лицо / организация | Суммарный штраф для компании и директора может превышать 1 000 000 рублей |
Что изменилось в воинском учёте в 2026 году
Запуск Единого реестра воинского учёта. Взаимодействие с военкоматами перешло в электронный формат через специальный сервис и портал Госуслуги.
Данные из ФМС и СФР автоматически сопоставляются с данными военкоматов, поэтому скрыть работающих военнообязанных сотрудников невозможно.
Системный прокурорский контроль. У прокуратуры есть полномочия проверять ведение воинского учёта в компаниях любой формы собственности. В первую очередь инспекторы смотрят на наличие согласованного с военкоматом приказа об организации воинского учёта, назначение ответственного лица и ведение карточек по форме № 10.
Круглогодичный призыв. Теперь сотрудника могут вызвать на медкомиссию и направить ему повестку в течение всего года.
Ранее рассказали, что делать работодателю, если сотрудника мобилизуют.
Повышение возраста снятия с учёта. Пока идёт переходный период по повышению возраста запаса. В 2026 году предельный возраст для снятия с учёта вырос до 53 лет. К 2028 году реформа завершится на возрасте 55 лет.
Прежними остаются сама обязанность вести учёт для всех организаций, кроме ИП, базовый перечень документов и логика взаимодействия с военкоматом.
Краткий чек-лист кадровика при оформлении сотрудника
Определите, подлежит ли работник воинскому учёту
Запросите военный билет или удостоверение призывника
Проверьте данные в документе
Внесите сведения в карточку учёта и личную карточку работника
Уведомьте военкомат о приёме в срок
Контролируйте изменения личных данных работника
Храните и актуализируйте документы учёта
