Организация работы с личными делами, организация текущего хранения документов, организация обработки дел для последующего хранения, ведение базы данных документов

1. Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

2. Направление документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.

3. Контролироль качества подготовки, правильности составления, оформления и согласования документов, представляемых на подпись руководству учреждения.

4. Контроль исполнения документов и поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение.

5. Отправка документации по адресатам.

6. Регистрация корреспонденции в системе электронного документа оборота Московской области МСЭД.

7. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

8. Систематизация и хранение документов текущего архива.

9. Предоставление необходимой информации по зарегистрированным документам.

10. Прием документов на подпись генеральному директору учреждения и его заместителям, составление приказов и писем.

11. Осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности учреждения.

12. Обеспечение информационно-справочного обслуживания, учет и хранение документов, поиск документарной информации.

13. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

14. Ведение протоколов оперативных совещаний, проводимых руководством учреждения.

15. Принием и распределение телефонных звонков организации.

16. Организация работы по взаимодействию между структурными подразделениями учреждения, взаимодействию руководителя с подразделениями и должностными лицами.

ведение документооборота, организация работы по учету, хранению и передаче документов, контроль сохранности и защиты документов.

   Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора. Принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимать документы и личные заявления на подпись директора. Подготавливатьдокументы и материалы, необходимые для работы директора. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование. Организовывать проведение телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Работа с документацией 

1.Регистрация входящией/исходящей корреспонденции.

2.Работа в СЭД.

3.Подготовка сопроводительных писем.

4.Работа с Министерством спорта Хабаровского края.

5.Выполнение поручений руководителя отдела, директора .

• Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

  1)             ведение и хранение личных дел студентов в соответствии с Положением «О ведении личных дел студентов», утвержденное от «24» февраля 2015г.

  - ведет книгу приказов по личному составу студентов;

  - ведет алфавитную книгу учета студентов;

  - формирует и ведет личные дела студентов, вносит в них необходимые изменения в соответствии с Положением;

  - заполняет, учитывает и выдает студенческие билеты, зачетные книжки, академические справки (в т.ч. дубликаты), выдает справки с места учебы;

  2)            заполняет дипломы установленного образца в соответствии с действующей Инструкцией, регистрирует в книге регистрации выдачи дипломов и выдает. Один раз в год производит списание испорченных бланков.

  3)            ведет учет и контролирует выход студентов из академических отпусков;

  4)            подготавливает документы к сдаче на хранение в архив;

  5)            оформляет документы, необходимые для перевода студентов с курса на курс, в другое

- Прием и регистрация корреспонденции

- Ведение учета входящей и исходящей корреспонденции

- Ведение делопроизводства бумажного и электронного

- Составлять письма, запросы

1. Регистрация входящих/исходящих документов.

2. Подготовка к сдаче в архив документов.

3. Отправка корреспонденции и пр.

4. Дополнительные функции по охране труда.