Мир переполнен источниками информации и обязывает одновременно выполнять сразу несколько дел, справиться с многозадачностью и избежать стресса поможет самоорганизация.
Требования к производительности и эффективности на рабочем месте постоянно растут, а навыки самоуправления становятся незаменимым. Так, контроль за личными ресурсами стало одним из ключевых умений на карьерном пути.
Что такое самоорганизация и чем она полезна
Способность планировать порядок действий в течение дня и распределение ресурсов для выполнения поставленных задач — это и есть самоорганизация. Ее основные методы подразумевают контроль за временем и расстановку приоритетов в процессе работы.
Это снижает уровень стресса, улучшает качество и скорость выполнения проектов, обеспечивает баланс между профессиональной и личной жизнью и повышает уровень удовлетворенности делом.
Сотрудники, владеющие навыками самоуправления, улучшают производительность компании и растут профессионально. Они всегда выполняют работу в срок, умеют расставлять приоритеты и знают, как приносить прибыль. Это вызывает доверие начальства.
Также самоорганизация развивает адаптивность — способности подстраиваться под новые условия, что важно в условиях появления новых технологий и алгоритмов работы.
Методы самоуправления — от времени к приоритетам
Чтобы самоорганизация работала, необходимо применять ее методы и инструменты в повседневной работе. Важно помнить, что процесс организации — это индивидуальный путь, а несколько способов способны работать вместе.
Интервальная работа — метод Pomodoro
Этот способ основан на идее чередования деятельности и отдыха. Подход сделает рабочий процесс эффективным и станет помощником в борьбе с прокрастинацией.
Основные этапы заключаются в следующем:
1. Разделить время на отрезки
Например, поставить таймер на 25 минут — один «помодоро», для работы, а после установить пятиминутный перерыв;
2. Записывать задачи
Для каждого отрезка времени определяется список дел, которые будут выполняться по графику;
3. Устранить отвлекающие факторы
Уведомления, фоновая музыка и видео отнимают минуты рабочего времени, для развлечения и общения есть перерывы. Также не стоит использовать смартфон в качестве таймера.
Японская пунктуальность — метод Kanban
Kanban на японском означает доска или вывеска, суть заключается в достижении целей с помощью разделения всего пути на этапы.
Задачи размещаются на доске или выписываются на листе бумаги в три колонки — «Надо сделать», «В процессе», «Сделано».
При выполнении целей, их перемещают в зависимости от стадии.
Этот метод поможет понять, как близка работа к завершению и следить за прогрессом. Также способ работает для разделения одного крупного проекта на две и более мелкие задачи.
От беспорядка к структуре — Матрица Эйзенхауэра
Метод позволяет превратить бесконечный список дел к грамотному использованию времени.
Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты, разделяя задачи на четыре категории:
1. Срочные и важные, требующие немедленного выполнения;
2. Не срочные, но важные. Дела, которые относятся к будущему;
3. Срочные, но не важные. Задачи, которые можно делегировать;
4. Не срочные и не важные. Пункты, которые можно исключить или отложить без потерь.
Расстановка приоритетов — Пирамида Франклина
Польза метода заключается в том, что он помогает поставить цели и распределить время эффективно, с расчетом на будущее. Пирамида Франклина учитывает глобальные проекты и краткосрочные задачи.
Сама пирамида делится на шесть уровней:
1. Основные ценности;
2. Глобальная жизненная цель;
3. Генеральный план достижения глобальной цели;
4. Долгосрочные планы на годы;
5. Краткосрочные задачи на недели и месяцы;
6. График на день.
Разделяй и властвуй — Метод GTD (Getting Things Done)
Это один из самых популярных методов самоорганизации — в переводе с английского — доведение дел до завершения. Его суть в разделении важных и крупных дел от тех, которые пришли в голову только что.
Метод включает в себя пять шагов:
1. Сбор информации: запись всех проектов и идей, которые
приходят в голову;
2. Обработка: анализ записанных целей и принятие решения о
дальнейших действиях;
3. Организация: размещение задач в соответствующих списках;
4. Обзор: регулярный пересмотр перечня дел;
5. Выполнение: работа по приоритетным задачам.
Инструменты для самоуправления
Описанные методы годятся для использования с привычным календарем, ежедневником и таймером на часах, однако современные технологии автоматизируют замеры времени и отмечают выполненные этапы, упрощая контроль.
Приложения для планирования задач
К ним относятся Yandex Tracker, ЛидерТаск или TickTick. Они позволяют планировать и контролировать рабочий процесс, устанавливать приоритеты, следить за своим прогрессом.
Электронные календари
Приложения по типу Google Календарь наглядно показывают отмеченные встречи и дедлайны, помогают планировать на месяцы вперед и структурировать рабочую среду.
Тайм-трекеры
С их помощью выставляют периоды для Pomodoro, отслеживают длительность конкретных процессов и анализируют продуктивность. Осознанное использование этого инструмента повышает производительность и точность планирования.
Для больших команд и личных проектов подойдут Clockify, Bitcop и Timely.
Корпоративные мессенджеры
Обсуждение рабочих вопросов в привычных социальных сетях вредит продуктивности. Беседа с коллегами окончится просмотром новостей или перепиской с близкими.
Для общения с сотрудниками лучшим вариантом станут специализированные онлайн-платформы, они упрощают обмен информацией и не смешивают личные и рабочие переписки.
Самоорганизация от теории к практике
Эффективность работы — это не только знание методов и инструментов самоорганизации, но и их практическое применение. Для роста собственной и командной продуктивности необходимо:
1. Поставить цели и расставить приоритеты
Четкое понимание целей — первый шаг к эффективной самоорганизации. Важно выделить основные задачи и начать с их выполнения.
Также помогает дробление больших проектов на части, чтобы они казались достижимыми и менее сложными. Это позволит фокусироваться на задачах и поэтапно их выполнять с наилучшим результатом.
2. Спланировать день
Четкий график на день помогает сосредоточиться на главных задачах и выполнять их в нужном порядке. Список дел способен воплотить абстрактные цели в конкретную работу.
План с учетом времени, необходимого для выполнения каждого пункта, поможет не растеряться и избежать стресса в течение дня.
3. Организовать рабочее пространства
Продуктивность, уровень стресса и усталости сильно зависят от окружения. Однако необходимые предметы — ручка, карандаш, бумага, должны быть под рукой. Рабочие документы можно перевести в электронный формат, чтобы не захламлять видимое пространство.
Исключить отвлекающие факторы
Шум и беспорядок на рабочем месте, постоянные уведомления от гаджетов снижают концентрацию и продуктивность.
Комфортная рабочая среда подразумевает отсутствие постоянных цифрового и материального шума. Достаточно перевести телефон в авиарежим и убрать лишнее с рабочего стола.
Для работы из дома важно разделить рабочую зону от быта и отдыха, при возможности — организовать рабочий кабинет в отдельной комнате. Также необходимо попросить домочадцев не отвлекать в рабочее время.
Позаботиться об условиях труда и здоровье
Хорошее самочувствие и благополучие напрямую зависят от рабочего места, важно дышать свежим воздухом и находиться в светлом помещении.
Исследования Гарвардского и Сиракузского университетов показали, что спертый воздух негативно влияет на продуктивность.
Также работа Корнелльского университета подтвердила, что работники, которые трудятся при естественном свете, реже страдают от головных болей, напряжения глаз и ухудшения зрения.
Эти симптомы приводят к хронической усталости, которая часто становится причиной проблем со здоровьем.
Правильное расположение монитора и клавиатуры снизят риск развития болей в шее, а эргономичный стул уменьшит нагрузку на спину.
4. Своевременно отдыхать
Регулярные перерывы в работе повышают продуктивность. Исследования британской компании Vouchercloud показывают, что в течение дня максимально эффективно человек работает около 3 часов. В то же время, концентрация внимания к одному процессу падает уже после 20 минут.
Норвежский университет прикладных наук подтверждает, что работа без перерывов негативно сказывается на физическом и психическом здоровье сотрудников. Плановый отдых, здоровое питание, физическая активность и медитация — залог энергии и сосредоточенности.
5. Делегировать обязанности
Делегирование — это не просто распределение нагрузки, а инструмент для повышения производительности команды. Важно определить задачи, подходящие для передачи, и выбрать сотрудника, обладающего необходимыми знаниями и навыками.
При этом нужно четко сформулировать ожидания и результаты, которых предстоит достигнуть коллеге.
6. Соблюдать дисциплину
Самодисциплина помогает установить порядок, наладить последовательность действий и повысить производительность. Это не просто следование правилам, а постоянный самоконтроль и ответственность за выполнение задач.
7. Анализировать пройденные этапы
Проделанная работа требует осмысления, это помогает корректировать планы и адаптироваться к изменениям. Аналитика помогает понять, какие задачи требуют больше времени и ресурсов, а какие стоит делегировать или автоматизировать.
С помощью анализа легко обнаружить недоработки и повысить эффективность труда.
Самоорганизация — это инвестиция в успех
Умение разумно использовать собственные ресурсы упростит работу, выстроит дорогу к пошаговому достижению результатов и улучшит качество жизни.
Грамотное распределение времени и внимания поможет избежать стрессовых ситуаций, улучшить дисциплину, осознанно и ответственно подходить к решению задач.
Важно помнить, что самоорганизация — процесс, который требует времени и терпения. Чем больше внимания уделять самоорганизации, тем более эффективным и успешным станет рабочий процесс.
(Фото: unsplash.com © Sebastian Herrmann)