Рост конкуренции на рынке труда и влияние политико-экономической ситуации сказывается на работе бизнеса. Справиться с рисками и быстрее адаптироваться к новым условиям помогает оптимизация рабочих процессов.
По состоянию российского бизнеса на март 2022 года, 40% предпринимателей оценивают финансовое положение своего дела как плохое. При этом 83% компаний оптимизировали производство для сокращения издержек: перевод сотрудников на удалёнку, переформирование штата.
Зачем бизнесу оптимизация рабочих процессов
Оптимизация рабочего процесса — это работа над ростом производительности и продуктивностью компании. Благодаря оптимизации сокращается время на выполнение задач, снижаются затраты на производство и улучшается качество товара.
Так, руководители бизнеса ищут баланса между выполнением всех рабочих процессов. При помощи грамотного менеджмента организации устраняют ошибки во внутренней работе, которые приводят к потере выручки.
Цель оптимизации — увеличить объёмы производства и сохранить качество товара за счёт экономного расхода ресурсов. Усиление одного показателя снижает другой, поэтому компаниям важно найти компромисс между всеми параметрами. При этом руководитель чётко видит результат, которого должна достичь организация.
Низкое качество товаров и услуг — повод для оптимизации
Оптимизация нужна тогда, когда что-то идёт не так. Желание модернизировать рабочий процесс возникает как у руководителя компании, так и менеджеров небольших отделов. Если руководитель вносит глобальные изменения в производство, то менеджеры — узкие преобразования в работу отдела.
О необходимости оптимизации говорят следующие признаки:
качество товаров и услуг занижено, клиенты отказываются от приобретения, оставляют негативные отзывы;
общение между отделами затруднено, это тормозит рабочий процесс;
задачи и обязанности разделены неравномерно между сотрудниками. Когда непонятно, кто за что отвечает, в работе компании возникает бардак;
решения принимают с задержкой, это появляется из-за бюрократии и загруженности руководства. Из-за этого не выполняются сроки сдачи проектов.
Найти проблемы в работе компании помогает SWOT-анализ, который исследует:
S — strengths. Преимущества бизнеса и его отличительные черты.
W — weaknesses. Недостатки бизнеса.
O — opportunities. Возможности, которые увеличат производительность и выручку компании.
T — threats. Возможные угрозы, которые приведут к закрытию бизнеса.
Долгосрочный успех
Благодаря оптимизации рабочего процесса у компаний повышается конкурентоспособность на рынке, что приводит к долгосрочному успеху. Это привлекает поток клиентов и повышает доходы бизнеса. Сокращая время на исправление ошибок и выполнение второстепенных задач, бизнес направляет ресурсы на улучшение качества товара и удовлетворенность потребителей.
Также оптимизация решает следующие проблемы:
Отношения с клиентами
Для клиентов важны оперативные ответы на запросы. Оптимизируя производство, у компании появляется больше времени на общение с клиентами.
Лишние действия
Сокращение рабочих задач, которые не влияют на результат проекта. Если эти действия можно устраняются без потерь для производства, то они бессмысленны и затратны.
Проблемы с производительностью
Производительность страдает из-за неправильного распределения ресурсов. Когда бизнес устраняет лишние действия и находит баланс в задачах, сотрудники быстрее выполняют работу, что приводит к продуктивности и росту прибыли.
Негибкое производство
Компании с неэффективными рабочими процессами сложнее адаптируются к изменениям извне, нежели оптимизированный бизнес.
Несоблюдение сроков
Чем крупнее бизнес, тем больше в нём операций и алгоритмов. Оптимизация работы большой компании помогает выполнять несколько задач одновременно без ущерба трудовому процессу.
Низкая квалификация персонала
Сотрудники-профессионалы допускают меньше ошибок в работе, которые влияют на скорость производства. Повышение квалификации сотрудников сокращает время на исправление просчётов.
Несоответствие стандарту
Бизнесу легче контролировать работу за счет стандартизации процессов и отвечать правовым государственным нормам.
С чего начать
Прежде чем приступить к оптимизации рабочего процесса, необходимо проанализировать текущее состояние производства. Так бизнесу легче определить слабые места, которые требуют модернизации.
Анализ текущего состояния предполагает четыре этапа:
Сбор информации
Опрос клиентов, интервью с сотрудниками, отчёты отделов и мониторинг за работой производства предоставят данные о состоянии компании.
Визуализация
Представление текущих процессов в виде схем и диаграмм даёт понять, как работает компания и какие существуют узкие места и лишние действия.
Определение узких мест
Узкие места — это те факторы, которые замедляют процесс работы и снижают производительность. Например, излишние согласования, нехватка ресурсов, дублирование рабочих задач.
Оценка продуктивности
С помощью оценки затрачиваемого времени, расходов и качества продукта компании определяют эффективность рабочего процесса. Это помогает понять, насколько текущее состояние дел соответствует поставленным целям.
Методы оптимизации
Оптимизация требует соблюдения следующих принципов:
формирование стратегии оптимизации и фиксация каждого процесса;
изменения начинаются с малого — сначала оптимизируются базовые процессы, затем — работа всей системы;
отказ от изменений, которые не повышают производительность;
каждый сотрудник компании понимает, зачем бизнесу нужна оптимизация.
Выбор метода совершенствования производства зависит от состояния бизнеса и целей, которые поставил руководитель. Одни методы предполагают полную модернизацию всех рабочих процессов, другие — внесение небольших изменений.
Lean management
Бережливый подход к процессу производства подразумевает сокращение затрат и экономию ресурсов. У него нет точного набора правил и рекомендаций, всё зависит от конкретного случая. Принцип Lean management в 1950-х годах разработал инженер Toyota Тайити Оно.
Lean management определяет потери производства. Их восемь видов:
чрезмерное производство — бизнес выпускает больше товаров, чем это нужно потребителю;
избыток ресурсов — это нереализованные проекты, неопубликованные тексты, неиспользованные материалы, которые затратили силы, но не принесли прибыль;
бесполезные опции — те опции, на создание которых компания тратит деньги и ресурсы, но они не нужны клиентам;
задержки — для перехода к следующему этапу работы сотрудники ждут «разрешения» от руководителя;
брак — на устранение ошибок тратятся время и ресурсы, поэтому важно следить за качеством работы;
лишние этапы — возникает при неправильном распределении задач, когда один сотрудник выполняет обязанности другого или обязанности двух специалистов дублируются;
отсутствие менеджмента — если сотрудник переполнен задачами, то е него не хватает времени на поддержание высокого качества продукта;
нереализованный творческий потенциал сотрудников — руководство не прислушивается к идеям работников, а использует их как ресурс. В результате сотрудники теряют мотивацию и падает производительность труда.
Оптимизация производства по методу Lean management происходит за счёт переосмысления ценностей руководства. Росту производительности труда и снижению затрат способствуют:
устранение действий, которые не приносят прибыль, не улучшают качество продукта и не экономят время сотрудников;
постоянное обучение персонала;
непрерывный рабочий процесс без простоев;
развитая корпоративная культура;
отслеживание процессов — каждый сотрудник видит не только свою работу, но и процесс всего производства.
Lean management помог корпорации Airbus сократить запасы ресурсов на 60% и повысить производительность труда на 30%.
В России впервые оптимизацию по методу бережного производства внедрили КамАЗ, Группа ГАЗ и Русал. В результате у компаний уменьшилось количество брака на 40% и увеличилась скорость выпуска продукции на 35%.
Метод Lean management — это постоянное изменение и совершенствование рабочих процессов. Такой подход снижает риски и помогает адаптироваться к вызовам извне.
Шесть сигм
Благодаря сокращению дефектов повышается качество производимой продукции. По этой концепции на производстве допускается 3 – 4 ошибки на миллион операций. Впервые шесть сигм внедрила корпорация Motorola в 1985 году. За десять лет практики шести сигм производительность труда в компании выросла на 204%.
У методики шести сигм есть как достоинства, так и недостатки. Среди достоинств выделяют:
универсальность — подходит для любого бизнеса и совершенствует любые процессы;
поэтапное решение проблем;
ориентация на удовлетворение клиента, что приведет к повышению доходов.
Недостатки шести сигм:
не меняет корпоративную культуру — шесть сигм направлены только на снижение браков до минимума, они не учитывают все аспекты организации производства.
Методика шести стигм — это постоянный сбор данных и анализ. Она не дает мгновенных результатов. Если бизнес не готов к долговременной оптимизации и кропотливой аналитике, то такой подход не для него, отметила генеральный директор сервиса по поиску работы GdeRabota.ru Екатерина Агаева.
Инжиниринг
Инжиниринг — это комплекс методов в управлении бизнесом, его цель — создание новых и совершенствование старых алгоритмов работы. Этот подход подразумевает внедрение инновационных технологий и решений. В условиях растущей конкуренции на рынке инжиниринг сохраняет компаниям лидирующие позиции за счёт инструментов адаптации.
Оптимизация при инжиниринге происходит двумя путями:
эволюционный — применяется при налаженных рабочих процессах, когда нет необходимости прибегать к радикальным решениям;
революционный — используется для кардинальных изменений в работе организации.
Для оптимизации рабочих процессов компании внедряют технологии машинного обучения, искусственного интеллекта и робототехники. Это уменьшает затраты на производство, сокращает потребление ресурсов и повышает производительность.
Реинжиниринг
Когда бизнес близок к провалу и банкротству, он прибегает к реинжинирингу. Реинжиниринг — это фундаментальные изменения в работе всего производства.
Реинжиниринг реализуется по следующим принципам:
горизонтальное сжатие — объединение нескольких операций в одну, что повышает скорость работы;
вертикальное сжатие — наделение сотрудников среднего звена дополнительными полномочиями. Это сокращает время на согласование решений;
параллельное выполнение задач — выполнение нескольких операций одновременно, что сокращает время на создание продукта;
многовариантность бизнес-процессов — выбор вариантов производства легче адаптирует к рискам;
минимизация проверок — постоянный контроль сверху не повышает качество продукта. Нужно сопоставить стоимость проверок и возможных ошибок, если контроль затратнее, то от него лучше отказаться.
Реинжиниринг — это внедрение инноваций и изменений в работу всей системы. Благодаря фундаментальным преобразованиям повышается конкурентоспособность компании и качество продукта, сокращаются расходы компании. Например, эксперты уверены, что ликвидация департамента качества на ОАО «КАМАЗ» принесет компании 3,7 млн рублей.
Total Quality Management
Это концепция тотального контроля качества. В основе лежит убеждение, что дефекты продукта выявляются не в конце производства, а в процессе. За качество конечного продукта отвечает каждый сотрудник, поэтому бизнес внедряет контроль на всех этапах рабочего процесса.
Метод Total Quality Management опирается на следующие принципы:
ориентация на клиента — успех компании зависит от удовлетворенности потребителя, поэтому важно следить за отзывами клиентов;
планирование — создание комплексной стратегии и определение глобальной цели;
использование творческого потенциала сотрудников — руководитель учитывает потребности персонала;
постоянное обучение сотрудников;
процессный подход — производство продукта состоит из множества бизнес-процессов, деление на небольшие операции помогает мониторить качество на всех этапах производства.
Внедрение компаниями Total Quality Management направлено на удовлетворенность потребителей, рост качества продукта и формирование положительной репутации бизнеса. В США 93% фирм применяют методику TQM, среди них Ford Motor Company, General Motors и Chrysler Group LLC.
Типичные ошибки
Оптимизация рабочих процессов индивидуальна для каждой компании. Нет универсального метода улучшения работы как для производства, так и для отдела продаж. Однако многие руководители совершают типичные ошибки, и из-за этого поставленные цели не достигаются.
Глобальные изменения
Фундаментальные изменения — серьезное и рискованное решение, которое подойдет не каждой организации. Лучше действовать и обновлять рабочие процессы поэтапно.
Изменение ключевых процессов
Оптимизация начинается с второстепенных процессов. Если при совершенствовании будет допущена ошибка, это не уничтожит бизнес.
Неточная цель
Неправильно поставленная цель увеличивает риск провала оптимизации. Она нарушает рабочие процессы, которые были продуктивны.
Отсутствие стратегии
При интуитивной оптимизации возрастает риск ухода во второстепенные детали, совершенствование которых не повысит продуктивность и производительность компании.
