Лучшие сервисы для составления графика работы и смен сотрудников в 2026 году

Составление графика смен вручную занимает много времени: нужно учитывать отпуска, выходные дни, больничные каждого сотрудника. Специальные сервисы упрощают работу. Они автоматизируют планирование, контролируют фактически отработанное время и уведомляют работников об изменениях. 

В статье рассказали, какие сервисы подходят под конкретные задачи бизнеса, сколько они стоят и как выбрать наиболее удобный. 

Обзор сервисов для составления графика сотрудников

Какие задачи решают сервисы для составления графика 

Сервисы для составления графиков автоматизируют планирование смен и сокращают объём ручной работы руководителя. Вместо таблиц Excel или бумажного расписания в одной системе можно распределить сотрудников по рабочим дням, ввести ограничения и сразу увидеть, кто и когда будет работать. 

Планирование смен

Основная задача таких сервисов — составить расписание на определённый период. Руководитель задаёт данные — количество сотрудников, рабочие дни, продолжительность и типы смен, после чего программа составляет график. 

Автоматическое распределение сотрудников

Некоторые сервисы хранят готовое расписание и самостоятельно распределяют сотрудников по сменам. Руководитель только указывает, сколько человек должны работать одновременно и какие ограничения есть. 

Учёт отпусков, больничных и пожеланий сотрудников

При составлении графика важно учитывать не только производственную необходимость, но и доступность работника. В онлайн-инструментах руководитель может отмечать отпуска, больничные, выходные, отгулы.

Контроль нагрузки и рабочего времени

Программа показывает количество смен и рабочих часов каждого работника. Так легче отследить, насколько равномерно распределена нагрузка между сотрудниками. 

Более функциональные сервисы сравнивают запланированные и фактически отработанные часы, контролируют опоздания и переработки и формируют табель. Это полезный инструмент, если сотрудники получают зарплату за фактически отработанное время. 

Управление заменами сотрудников

Рабочий график может меняться уже после публикации. Например, сотрудник заболел, попросил поменяться или не может выйти в указанный день. Всё это можно внести в сервис и он быстро переделает расписание. 

Информирование сотрудников о графике

После составления расписания руководитель открывает доступ сотрудникам к их сменам. Это может быть личный кабинет, мобильное приложение или ссылка на календарь. 

Если график изменился, работнику приходит обновлённая информация. 

Работа с несколькими подразделениями и точками

Если у компании несколько магазинов, кафе, пунктов выдачи или других объектов, то график можно вести отдельно по каждой точке. В более функциональных сервисах отражается расписание всех подразделений. Это упрощает распределение сотрудников. 

Составление отчётов и расчётов

Расширенные версии автоматически составляют табели и отчёты по рабочему времени. Эти данные нужны для расчёта зарплаты сотрудникам с почасовой или посменной оплатой. 

Лучшие программы для составления графика работы сотрудников

Planimum

Специальный сервис для автоматического составления посменных графиков. Он позволяет одновременно учитывать потребность в людях, отпуска, пожелания работников и ограничения по графику. 

Главный плюс — автоматическое распределение смен. Вы задаёте условия, а сервис формирует график, равномерно распределяя нагрузку между сотрудниками. Готовый вариант можно отредактировать. 

Подходит:

• Магазинам и торговым точкам

• Клиникам

• Кафе и ресторанам

• Малым и средним бизнесам

Плюсы:

Главное преимущество Platimum — автоматическое составление сменного графика. Сервис учитывает количество сотрудников, необходимое на каждой смене, пожелания работников, отпуска и другие ограничения. Это экономит время на ручное выставление смен и равномерно распределяет рабочие часы между специалистами. 

После автоматического составления графика смен есть возможность скорректировать данные вручную. 

Минусы:

Сервис предназначен для планирования смен. В нём нет набора инструментов для контроля фактически отработанного времени, расчёта выплат и управления сотрудниками, как в более комплексных HR-системах. 

Стоимость: 

Первые два месяца бесплатно. После цена зависит от количества сотрудников и смен. Например, минимальная стоимость графика для команды из 10 человек будет варьироваться от 90 до 180 рублей.

На смене

Это российский веб-сервис для небольших и средних команд. Он сочетает планирование с фактом выхода сотрудников и расчётом выплат. Сервис рассчитан на компании с несколькими точками и сотрудниками с почасовой или посменной оплатой. Также можно контролировать опоздания работников. 

Подходит:

• Пунктам выдачи заказов

• Кофейням и небольшим кафе

• Небольшим сетям

• Сервисным компаниям

Плюсы:

«На смене» объединяет составление расписания и учёт фактического выхода сотрудников. Руководитель видит, пришёл ли сотрудник на работу, сколько часов он отработал и какие выплаты ему положены. 

Сервис рассчитан на компании с несколькими рабочими точками. Сотрудники видят своё расписание, а руководитель — управляет сменами и контролирует работу команды в одном приложении. 

Минусы:

Главное ограничение — нет автоматического построения сложных графиков. Если компании нужно учитывать несколько ограничений, например, отпуск, больничные, отгулы, то лучше рассмотреть другое решение с более развитым алгоритмом автоматического составления расписания.  

Стоимость:

Первый месяц бесплатный, затем придётся выбрать один из тарифов. Тариф «Старт» стоит 790 рублей в месяц и рассчитан на бизнес до 6 сотрудников и до 2 точек. Тариф «Рост» стоит 1 790 рублей в месяц и позволяет работать с 20 сотрудниками и 5 точками. Крупным компаниям подойдёт тариф «Сеть» — стоимость  3 490 рублей в месяц. Он рассчитан на 200 сотрудников и 40 точек.

ShiftBox

Сервис для управления сменным персоналом, объединяющий планирование, табель, обмен сменами и коммуникацию с сотрудниками. Он удобен компаниям, где постоянно меняется расписание и руководителю приходится переносит и заменять смены. 

У каждого сотрудника есть личный кабинет. 

Подходит:

• Кафе и ресторанам

• Магазинам

• Клиникам

• ПВЗ

• Сервисным компаниям

• Охране

Плюсы:

ShiftBox подходит компаниям с нестабильным расписанием. В сервиса можно быстро перенести смену, найти замену сотруднику и внести изменения в уже составленный график. Это удобно для ресторанов, магазинов и других компаний, где работники часто меняются сменами. 

Сервис также учитывает фактически отработанное время и даёт площадку для коммуникации с сотрудниками. Руководитель контролирует расписание нескольких точек, а сотрудники — получают информацию о сменах. 

Минусы:

Сервис молодой, поэтому возможности и коммерческие условия могут меняться. Это стоит учитывать, если выбираете систему для долгосрочного использования. 

Для небольших команд с простым графиком функционал ShiftBox может показаться избыточным.  

Стоимость:

Тестовый период бесплатный. Далее стоимость зависит от пакета услуг — график, табель, личный кабинет, контроль часов и переработок будут стоить 950 рублей в месяц, приоритетная поддержка и расширенные отчёты — 1 650 рублей в месяц. 

Planado

Это российская система управления выездными сотрудниками и бригадами. Расписание здесь регулируется в зависимости от заявок, маршрутов, задач и GPS. Больше подходит компаниям, где сотрудник должен не просто выйти на работу, а приехать на конкретный объект. 

Подходит:

• Сервисным компаниям

• Монтажным организациям

• Клинингу

• ЖКХ

• Доставкам

• Выездным мастерам

Плюсы:

Система предоставляет возможности для планирования работы выездных сотрудников, распределения задач между специалистами, построения маршрута и контроля выполнения работ. Это удобно компаниям, где сотрудник должен не просто выйти на смену, а приехать на конкретный объект. 

В Planado есть GPS-контроль, мобильное приложение, отчёты, чек-листы и интеграции. Можно использовать как единый инструмент для организации работы выездной команды. 

Минусы:

Сервис слишком сложный, если нужно составить только график работы сотрудников. Некоторые возможности, например, управление заявками, маршрутами и выездными заданиями не понадобятся. 

Стоимость выше, чем у простых сервисов для составления сменного расписания. Итоговая цена зависит от количества пользователей и выбранного тарифа. 

Стоимость:

Есть двухнедельный бесплатный период. При оплате за год тариф «Базовый» обойдётся в 935 рублей в месяц, «Стандартный» — 1 402 рубля в месяц,  «Про» — 1 776 рублей. Для крупных компаний может быть разработан индивидуальный тариф. 

Тимлидка

Бесплатный российский онлайн-сервис для управления командой с отдельным инструментом составления графика смен. Можно распределить сотрудников автоматически или вручную и учитывать их доступность. 

Сервис — простой и понятный инструмент для руководителя команды. Это не полноценная WFM-система. 

Подходит:

• Небольшим командам

• Магазинам

• Кафе

• Салонам 

• Сервисным организациям

Плюсы:

Главное преимущество сервиса — полностью бесплатное использование. «Тимлидка» автоматически распределяет сотрудников по сменам, учитывает их доступность, отпуска и заданную периодичность работы. 

Готовый график можно отправить сотрудникам по ссылке или выгрузить его в Exel. Сервис подойдёт компаниям, которые хотят отказаться от ручного ведения графика, но не готовы внедрять полноценную систему управления персоналом. 

Минусы:

Функционал сосредоточен на планировании. Нет полноценного учёта рабочего времени и расчёта выплат. Для этих задач придётся использовать другие инструменты. 

Для крупных компаний с большим количеством сотрудников возможностей сервиса недостаточно. 

Стоимость:

Сервис полностью бесплатный.

ГеоТабель

Сервис для учёта рабочего времени сотрудников. С помощью геолокации можно подтверждать фактический выход сотрудника. Это сильная сторона сервиса. 

Также ГеоТабель предоставляет возможности фотоотчётов, контроль фактически отработанных часов и хранит историю смен. Лучше выбирать сервис, если важно не только составить график, но и доказать, сколько реально работал сотрудник. 

Подходит:

• Магазинам

• Клинингам

• Курьерским службам

• Промоутерам

• Выездным мастерам

• Строительным бригадам

• ПВЗ

Плюсы:

Сервис позволяет сопоставить запланированную смену с фактическим выходом сотрудника. Он отслеживает геолокацию, поэтому руководить контролирует, в какое время начал и закончил работу специалист. Это актуально для выездных сотрудников, работников магазинов и других распределённых команд. 

Также есть функция учёта рабочего времени, составления табеля, сбора фотоотчётов. 

Минусы:

Для обычного офиса или небольшой команды с фиксированным графиком работы функционал избыточен. В таком случае лучше выбрать простой планировщик смен. 

Основная специализация ГеоТабеля — контроль фактически отработанного времени. Если для вас важно прежде всего автоматически распределять сотрудников по сменам, то лучше присмотреться к другому сервису. 

Стоимость:

Для небольших команд с тремя сотрудниками действует бесплатный тариф. Тариф «Старт» стоит 2 900 рублей и позволяет подключить 10 сотрудников, тариф «Команда» — 4 900 рублей для 25 сотрудников. Каждый следующий работник оплачивается дополнительно. 

Online-kalendar

Набор бесплатных онлайн-инструментов для создания календарей и графиков. Это планировщик, а не полноценная корпоративная система. 

Сервис позволяет использовать готовые шаблоны и задавать свой цикл работы. 

Подходит:

• Небольшим командам

• ИП

• Небольшим магазинам

Плюсы:

Online-kalendar — простой инструмент для создания графика смен. В сервисе можно использовать готовые варианты смен — 2/2 или 5/2, либо задать собственные циклы. 

Также учитываются отпуска, больничные и дополнительные рабочие дни. Готовый график можно выгрузить в Excel и Word. 

Минусы:

Функционал сервиса ограничен созданием календаря. Нет полноценного управления сотрудниками, контроля фактического выхода, обмена сменами, расчёта выплат и интеграций. 

Стоимость:

Бесплатно. 

CalendarIN

Простой онлайн-инструмент для составления сменного графика. Он может рассчитать рабочие и выходные дни по заданному циклу и создать постоянную ссылку на готовый календарь. Это не готовая система управления сотрудниками. 

Подходит:

• Небольшим командам

• Для личного пользования

• Быстрого расчёта смен на несколько графиков

Плюсы:

Подойдёт для расчёта повторяющихся сменных графиков. Пользователь указывает количество рабочих и выходных дней, выбирает дату цикла, а сервис формирует расписание. Можно использовать разные циклы. 

Нет сложной настройки. Готовый график можно сохранить или использовать по ссылке. 

Минусы:

CalendarIN не является полноценной системой управления графиком сотрудников. Нет распределения смен между сотрудниками, учёта фактически отработанного времени, табеля, уведомлений и интеграций. 

Подходит только для простых циклических графиков. 

Стоимость:

Сервис работает бесплатно. 

Какой сервис подойдёт 

• Если нужно только составить график — Online-kalendar, CalendarIN, «Тимлидка» 

• Если нужно автоматически распределять сотрудников по сменам — Planimum и «Тимлидка» 

• Если нужен график и учёт фактически отработанного времени — «На смене» и ГеоТабель 

• Если сотрудники работают на разных объектах — Planado, ГеоТабель, «На смене» и ShiftBox 

• Если нужно бесплатно — «Тимлидка», Online-kalendar и CalendarIN

HRM-системы для составления графика

Если кроме графика нужно вести кадровый учёт, отпуска, больничные и другие HR-процессы, можно рассмотреть HRM-систему. В некоторых таких решениях есть и инструменты для планирования рабочего времени. 

Такой вариант больше подходит компаниям, которым нужен не отдельный планировщик, а единая система для управления сотрудниками. При этом внедрение HRM может быть избыточным для небольшой команды, которой нужно только составить расписание смен.

Подробнее о таких решениях рассказали в отдельном обзоре HRM-систем.

Как выбрать программу для составления графика работы

Автоматическое планирование

Самый простой вариант составления графика — ручной календарь. Руководитель сам расставляет сотрудников по дням и сменам. Это удобно небольшим компаниям с постоянным графиком. Но при широком штате работников ручное составление графика занимает много времени. 

В программах с автоматическим планированием руководитель задаёт правила: сколько сотрудников должно быть на смене, какие у них графики и когда будет отпуск. Сервис самостоятельно составляет расписание, учитывая требования человека. После руководитель может проверить и скорректировать график. 

Учёт доступности сотрудников

Некоторые программы позволяют учитывать не только требования руководства, но и ограничения со стороны сотрудников, например, больничный, пожелания по сменам, запланированный отпуск. Это особенно удобно для компаний с посменной работой, где расписание часто меняется. 

Работа с несколькими филиалами

Компаниям с несколькими филиалами, например ресторанам, салонам красоты или клиникам, одного календаря для всех сотрудников недостаточно. В этом случае полезной будет функция работы с несколькими объектами или точками.

В таких программах руководитель видит график каждый точки, назначает сотрудников на конкретные объекты и при необходимости распределяет работников между филиалами. 

Перед подключением сервиса проверьте, входит ли работа с несколькими точками в базовый тариф или доступна только за дополнительную плату. 

Замены и обмен сменами

Удобно, когда сотрудник может сам предложить обмен сменами или сообщить о необходимости замены, а руководителю остаётся только подтвердить изменение. Это сокращает время на согласование и помогает быстрее корректировать график при больничных и других непредвиденных обстоятельствах.

При выборе сервиса стоит учитывать, что обмен сменами и автоматический поиск замены — разные функции. В первом случае сотрудники могут самостоятельно договориться об обмене и отправить запрос руководителю. Во втором сервис ищет подходящего сотрудника для замены по заданным параметрам, но не обязательно позволяет работникам самостоятельно менять свои смены. 

Учёт рабочего времени

Простые сервисы показывают только план. Например, сотрудник должен работать с 9:00 до 18:00. Но в более функциональных программах есть возможность отследить фактически отработанное время — когда специалист начал и закончил работу. 

Такая функция пригодится для контроля опозданий, переработок и недоработок, а также для выявления расхождений между графиком и фактически отработанным временем. 

Уведомления сотрудников

С графиком смен нужно ознакомить каждого сотрудника. Проще и быстрее это сделать, если планировщик графиков автоматически сообщает об изменениях всем специалистам. 

Это могут быть push-уведомления, сообщения по электронной почте, уведомления в мессенджерах. При выборе сервиса обращайте внимание, каким способом программа будет оповещать об изменениях. Например, Planado сообщает сотрудникам о новой смене уведомлениями в мобильном приложении. 

Интеграции

График — только часть рабочего процесса, поэтому некоторые сервисы позволяют связать его с другими инструментами управления: HR-системами, CRM, мессенджерами и бухгалтерскими программами.

Если компания использует несколько корпоративных систем, интеграции помогают обмениваться данными между ними и не переносить информацию вручную. Для небольшого бизнеса, где график ведётся отдельно и других систем немного, эта функция может оказаться необязательной.

Стоимость

При выборе сервиса стоит учитывать не только цену тарифа, но и принцип расчёта стоимости. Одни программы берут плату за каждого сотрудника, другие — за количество филиалов или набор доступных функций.

Перед покупкой тарифа стоит воспользоваться пробным периодом, если он предусмотрен. Это поможет проверить сервис в работе и понять, достаточно ли базового набора функций или потребуется расширенный тариф.

Кому нужны сервисы для планирования смен

Розничные магазины

В магазинах график составляют с учётом количества сотрудников на каждой точке и нагрузки в разные дни и часы. Одни работники могут быть привязаны к конкретному магазину, другие — работать в нескольких точках. 

Планировщик графиков заранее распределяет продавцов и кассиров по сменам, учитывает отпуска и выходные и при необходимости может заменить сотрудника. 

Рестораны и кафе

В общепите нагрузка на персонал зависит от времени дня: в часы пик сотрудников требуется больше, чем в периоды низкой загрузки. Поэтому ресторанам и кафе, где количество работников на смене регулярно меняется в зависимости от загрузки, планировщик графиков может упростить составление расписания.

Сервис помогает распределять сотрудников по сменам с учётом потребности в персонале и заранее планировать количество работников на разные периоды. Это особенно актуально для заведений с переменной загрузкой, где состав смены может отличаться в зависимости от дня недели и времени суток. 

Клиники и медицинские центры

Для клиник и медицинских центров планировщик особенно актуален, если специалисты работают по сменному графику. Расписание может включать дневные и ночные дежурства.

Для крупных медицинских организаций важна возможность учитывать несколько подразделений и быстро менять расписание при необходимости. Это помогает распределять специалистов между отделениями и оперативно корректировать график при изменениях в составе смен.

Производство

На производстве график часто составляют сразу на несколько недель или месяцев вперёд. При этом нужно учитывать сменные циклы и распределять сотрудников между дневными и ночными сменами.

Салоны и сфера услуг

В салонах красоты и студиях расписание зависит от записи клиентов, поэтому график сотрудников приходится подстраивать под загрузку. Важно равномерно распределять рабочие часы между специалистами и учитывать периоды повышенного спроса.

Для компаний с несколькими филиалами также важно разделять расписание по точкам и оперативно сообщать сотрудникам об изменениях, например о переносе или отмене записи. 

Склады и логистика

В логистике потребность в персонале зависит от объёма заказов, поставок и времени суток. Поэтому количество сотрудников на смене может меняться в зависимости от текущей и ожидаемой нагрузки.

Планировщик помогает заранее распределять сотрудников по сменам и учитывать изменения в объёме работы. Это особенно актуально для складов и логистических центров с переменной нагрузкой

Программа для графика или Excel — что выбрать

Excel подойдёт, если в компании небольшая команда, простой график и расписание меняется редко. Например, для сотрудников с одинаковым режимом работы достаточно обычной таблицы.

Если сотрудников много, есть несколько смен или объектов и регулярно приходится вносить изменения, специализированный сервис помогает сократить ручную работу. Программа может упростить распределение сотрудников по сменам, внесение замен и обновление расписания.

Бесплатные сервисы для составления графика смен

Если нужно составить расписание для небольшой команды или просто проверить собственный график, покупать корпоративную систему необязательно. Для таких задач может быть достаточно бесплатных инструментов. Их условно можно разделить на три категории:

• Бесплатные калькуляторы личного графика. Подходят, если нужно рассчитать собственный режим работы онлайн, а не управлять расписанием команды
   

• Бесплатные планировщики для небольших команд. Позволяют составлять расписание для нескольких сотрудников, учитывать рабочие и выходные дни, а в некоторых случаях — доступность специалистов
   

• Коммерческие системы с пробным периодом. Обычно предлагают больше функций: учёт фактически отработанного времени, управление заменами, работу с несколькими объектами, отчёты и интеграции