Руководитель административно-хозяйственного направления

ООО «Чипита Санкт-Петербург» входит в группу компаний Mondelēz International и производит мучную продукцию брендов 7 Days и Chipicao. Завод в Санкт-Петербурге работает 25 лет.

Обязанности:

• Организовывать и контролировать работу поставщика услуг медицинского пункта и медицинских осмотров: оформлять заявки и контролировать платежи, проводить встречи и переговоры, корректировать технические условия, подтверждать коммерческие предложения, проверять качество услуг на соответствие законодательству и нормам компании.
• Организовывать периодические медицинские осмотры работников: готовить списки, взаимодействовать с поставщиком, организовывать выездные осмотры, контролировать прохождение осмотров, формировать и подписывать заключительный акт.
• Контролировать деятельность столовой: планировать бюджет питания, оборудования и расходных материалов, контролировать закупки и соблюдение санитарных правил и системы ХАССП (HACCP), проверять качество питания, проводить аудит GMP совместно со специалистами отдела контроля качества.
• Контролировать работу поставщика услуг по транспортировке работников: оформлять заявки и контролировать платежи, проводить встречи и переговоры, корректировать технические условия, подтверждать коммерческие предложения, проверять качество перевозок и соблюдение требований безопасности перевозки пассажиров.
• Организовывать делопроизводство и документооборот фабрики, руководить администратором офиса. Обеспечивать ведение общего (управленческого) и архивного делопроизводства, обработку входящей и исходящей корреспонденции, её приём, регистрацию, передачу адресату, учёт, хранение, отправку и получение, в том числе через курьерские и почтовые службы; обеспечивать сохранность и архивирование документов.
• Организовывать и контролировать уборку офиса, столовой, комнат приёма пищи и административных помещений производственной зоны; планировать ресурсы, обеспечивать уборочным инвентарём и техническими средствами, проверять качество работ.
• Руководить административно-хозяйственными работниками производственного отдела и обеспечивать жизнедеятельность фабрики: организовывать закупку мебели, канцтоваров и других материалов, оборудовать рабочие места, планировать и контролировать бюджет административных нужд, закупать административно-хозяйственный инвентарь и расходные материалы.
• Организовывать закупку спецодежды, обуви и других средств индивидуальной защиты (СИЗ), проверку их качества и опытную носку, учёт, хранение, обслуживание и стирку; контролировать обеспечение сотрудников СИЗ и взаимодействовать со службой охраны труда.
• Организовывать выдачу и сдачу шкафов сотрудниками, инвентаризацию, замену шкафов и закупку материалов для раздевалок; вести таблицу учёта личных шкафчиков, участвовать в аудитах раздевалок, отслеживать состояние помещений и организовывать устранение несоответствий ответственными службами.
• Организовывать внутренние совещания и встречи с внешними партнёрами, поставщиками и подрядчиками, корпоративные мероприятия и при необходимости привлекать подрядные организации. Оформлять заявки, контролировать платежи, проводить встречи и переговоры с поставщиками, корректировать технические условия и подтверждать коммерческие предложения.
• Контролировать и организовывать инвентаризацию в зоне ответственности, участвовать в инвентаризации товарно-материальных ценностей.
• Планировать и контролировать годовой бюджет административных затрат, включая транспортировку сотрудников, такси, медицинский пункт, медосмотры, обслуживание спецодежды, столовую и питание, мебель, канцтовары, материалы для офиса и административные нужды производственного отдела; ежемесячно контролировать исполнение бюджета и выявлять причины превышения или экономии.
• Взаимодействовать с поставщиками медицинских услуг, курьерскими и почтовыми службами, транспортными компаниями, поставщиками расходных материалов и продуктов, а также с отделом закупок. Организовывать заключение договоров и дополнительных соглашений, контролировать передачу закрывающих документов и оплату счетов по правилам компании.
• Работать в SAP для заказа и согласования услуг и материалов.
• Инициировать и реализовывать улучшения для повышения безопасности, качества и условий труда сотрудников, а также улучшения организации административных сервисов на фабрике, в том числе с привлечением подрядчиков и поставщиков услуг.
• Участвовать в мероприятиях по внедрению программы Интегрированного Бережливого Производства 6 Сигм (ИБП6С) и использовать её инструменты в ежедневной работе.
• Соблюдать конфиденциальность коммерческой информации и не использовать её способом, способным причинить компании прямые или косвенные убытки. Обрабатывать персональные данные в рамках должностных обязанностей и не раскрывать их лицам, не имеющим к ним доступа.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы от 3 лет в аналогичной должности.
• Грамотная устная и письменная речь; развитые навыки деловой коммуникации и переписки, эффективного общения с внутренними и внешними партнёрами.
• Знание основ делопроизводства и документооборота.
• Уверенное владение ПК и оргтехникой, продвинутое владение Microsoft Office.
• Навыки планирования и контроля бюджета на товары и услуги, управления подрядными организациями.
• Знание английского языка не ниже уровня Intermediate.

Условия:

• Официальное оформление в штат по ТК РФ, бессрочный трудовой договор.
• Полная занятость, график 5/2 с 9:30 до 18:00.
• Заработная плата обсуждается индивидуально с успешным кандидатом.
• Расширенная программа ДМС, включая стоматологию, страхование жизни и программа психологической поддержки.
• Бесплатное питание в столовой на территории фабрики: комплексные обеды на выбор.
• Корпоративный транспорт от станций метро «Проспект Ветеранов» и «Московская», а также по Ленинградской области.
• Подарки сотрудникам и детям к праздникам, ежеквартальная выдача продукции.
• Индивидуальные планы развития, тренинги и программы развития функциональных и лидерских компетенций.
• Место работы: Красное Село, ул. Свободы, 50Д.