Офис-менеджер в сферу ЖКХ

Офис-менеджер — требуется опытный специалист для управления документооборотом и организации работы офиса в компании ЖКХ.

Требования: стаж аналогичной работы от 5 лет; ответственность, умение работать с большим объемом информации; хорошие аналитические способности; навыки грамотной деловой переписки.

Обязанности:

Документооборот: приём, регистрация, учёт и хранение входящей и исходящей корреспонденции; архивирование документов; ведение электронной почты (не менее 2 раз в день); формирование дел по утверждённой номенклатуре.

Организация работы офиса: закупка канцтоваров, расходных материалов, продуктов для сотрудников; учёт и контроль состояния офисного оборудования и мебели, инициирование ремонта; подготовка рабочих мест для новых сотрудников (компьютер, телефон, пропуск, канцелярия); контроль чистоты и порядка, координация работы уборщицы.

Координация с внешними службами: уборка, охрана, связь, IT-обслуживание, аренда; заключение и расторжение договоров, контроль их исполнения.

Сопровождение руководства: приём и распределение звонков; подготовка совещаний (оповещение, сбор материалов, регистрация, ведение протоколов).