Специалист по организационному сопровождению кафедры

МФТИ приглашает специалиста для организационного сопровождения работы кафедры. Вы будете помогать координировать оформление преподавателей и поддерживать документооборот.

Обязанности:

• Вести текущий документооборот кафедры и контролировать сроки выполнения задач.
• Координировать оформление преподавателей каждый семестр: уточнять состав, направлять документы на согласование и отслеживать завершение процесса.
• Поддерживать актуальный реестр преподавателей, включая контактные данные, сроки работы, статус оформления и перечень недостающих документов.
• Взаимодействовать с кадровой службой по вопросам приёма, продления и изменения условий работы преподавателей.
• Готовить заявки, служебные записки, справки и другие документы по установленным формам.
• Решать текущие вопросы кафедры совместно с деканатом, учебными подразделениями, кадровой службой, бухгалтерией и другими отделами вуза.
• Сообщать преподавателям, какие документы и действия необходимы и к каким срокам. Помогать новым сотрудникам с организационными вопросами при начале работы.
• Проверять готовность документов к началу семестра, своевременно сообщать о задержках и вопросах, требующих решения.

Требования:

• Высшее или среднее специальное образование.
• Опыт работы с документами, организационными задачами или координацией процессов будет преимуществом. Опыт в вузе приветствуется, но не обязателен.
• Готовность разобраться в устройстве вуза и порядке работы кафедры.
• Умение доводить задачи до результата: запрашивать сведения, отслеживать ответы, напоминать о сроках и сообщать о сложностях.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки, уверенное владение офисными программами и готовность осваивать внутренние информационные системы.
• Ответственность, внимательность, организованность, самостоятельность, доброжелательность и тактичность. Важно быть готовым к повторяющимся задачам и повышенной нагрузке перед началом семестра.

Условия:

• Работа в ведущем техническом вузе страны, в Долгопрудном. Рядом станция Новодачная МЦД-1; дорога от станций метро Алтуфьево, Ховрино или Физтех занимает около 15 минут.
• Полная занятость, офисный график 5/2: с 9:00 до 18:00, суббота и воскресенье — выходные.
• Срочный трудовой договор и оформление в соответствии с ТК РФ. Предусмотрены возможности для профессионального роста.
• Бесплатный доступ к инфраструктуре МФТИ: бассейну, спортивному залу, открытым семинарам и лекциям, концертам.
• При трудоустройстве работнику сферы образования необходимо предоставить справку о наличии или отсутствии судимости. Срок её изготовления может составить до 30 дней; электронный запрос можно оформить через Госуслуги.

Частые вопросы
Нужен ли опыт?
Нет, опыт работы в вузе не обязателен. Опыт с документами и организационными задачами будет преимуществом.
Какой график?
Полный рабочий день, 5/2, с 9:00 до 18:00. Выходные — суббота и воскресенье.
Какое образование необходимо?
Высшее или среднее специальное.
Где находится место работы?
В Долгопрудном, рядом со станцией Новодачная МЦД-1.