1. Помощь в навигации клиентов по офису (чай, кофе)

2. Подготовка документов для клиента: договоры, акты, доп. соглашения, счета (в 1С)

3. Прием курьеров и поступающей корреспонденции

4. Работа с почтовыми и курьерскими службами

5. Прием входящих и исходящих звонков

6. Прием поступающей на имя руководителя корреспонденцию, а также письменные обращения к руководителю сотрудников компании – служебные записки, заявления, докладные, отчеты

7. Подготовка документов, необходимых для работы руководителя или сотрудникам, в том числе с использованием компьютерной, копировальной и иной офисной техники

8. Проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись

9. Отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и исполнителями документов, переданных им на исполнение.

10. Подготовка совещаний у руководителя (сбор материалов, оповещение сотрудников о времени и месте собрания, о повестке дня), оформление протоколов совещаний

11. Организация телефонных переговоров руководителя, прием и фиксация поступающей информации, организация приема посетителей

12. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и передачи в архив

13. Ведение архива, отслеживание выполнения утвержденной номенклатуры

14. Регистрация и обработка корреспонденции, направление потока документов в соответствии с утвержденными правилами и обычаями на предприятии

15. Обеспечение регистрации, учета, систематизации, хранения всей массы документов - внутренних, входящих, исходящих

16. Подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций

17. Внедрение порядка ведения табельного учета в организации

18. Внедрение правила внутреннего трудового распорядка

19. Внедрение правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты

20. Внедрение порядка оформления расчетов за услуги

21. Выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря

22. Организация проведения ремонта помещений, осуществляет контроль качества выполнения ремонтных работ

23. Обеспечение подразделения предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществлять наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта

24. Участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов организации (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и др. сооружений), составлении смет хозяйственных расходов

25. Руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и пр

26. Организация оформления необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивать ими структурные подразделения предприятия, а также вести учет их расходования и составлять установленную отчетность

27. Контролировать рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей

28. Выполнение работы по организации табельного учета, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня, обеспечению рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов

29. Поиск и взаимодействие с уборщицами офиса

30. Работа с кассовым аппаратом Эватор. Взаимодействие со СберБизнес.

31. Обустройство кабинетов, дизайн - интерьера

32. Личный ассистент генерального директора, руководителя и двух ассистентов гендиректора

33. Организация декораций и проведение корпоративных праздников и мероприятий (дни рождения, Хэллоуин, День святого Валентина, Новый год, 23 февраля, 8 марта и др.)

34. Поиск курьерской службы. Критерии: бюджетно, качественно, быстро, день в день.

35. Оптимизация рабочих процессов в офисе

36. Личный ассистент генерального директора и руководителя

37. Поиск персонала для поддержания офиса в чистоте и порядке