Главный специалист по сопровождению трансформационных проектов / проектный администратор

Обязанности:

• Вести единый реестр трансформационных проектов, актуализировать информацию, дорожные карты, задачи, сроки, ответственных и контрольные точки.
• Сопровождать проектную деятельность в «Битрикс24»: создавать проектные пространства, задачи и контрольные списки, назначать ответственных, соисполнителей и наблюдателей, размещать документы и материалы, контролировать статусы и сроки. Подтверждать фактическое выполнение задач перед их завершением; готовить выгрузки по просроченным задачам, ответственным и статусам.
• Запрашивать у исполнителей и подразделений информацию о статусах задач, уточнять причины задержек, направлять напоминания, контролировать поручения и фиксировать договорённости, нарушения сроков, препятствия и вопросы без решений.
• Готовить и сопровождать проектные совещания: формировать повестки, собирать материалы, готовить справки и таблицы, фиксировать решения, составлять протоколы и перечни поручений, оформлять договорённости в виде задач в «Битрикс24» и контролировать их исполнение.
• Готовить краткие отчёты и информацию для руководителя о статусах проектов, решениях, ответственных, сроках, рисках и проблемных вопросах; передавать на рассмотрение вопросы, требующие управленческого решения.
• Взаимодействовать с исполнителями учреждения, подрядчиками, поставщиками, внешними исполнителями и представителями Министерства транспорта и дорожной инфраструктуры Московской области, Министерства государственного управления и связи Московской области и иных органов власти.
• Запрашивать у подрядчиков статусы работ, контролировать сроки предоставления материалов, фиксировать отклонения от договорённостей, сопоставлять фактическое выполнение работ с дорожной картой и информировать руководителя о задержках и рисках.
• Готовить проекты писем, служебных записок, запросов и поручений; вести проектные папки и реестры документов, готовить таблицы, контрольные списки, справки и материалы для докладов, презентаций и совещаний.

Требования:

• Опыт административного, проектного или организационного сопровождения задач.
• Умение одновременно сопровождать несколько проектов и поручений; готовность работать с большим количеством задач и участников.
• Уверенное владение Word, Excel и PowerPoint; опыт работы в CRM-системе «Битрикс24» или аналогичных системах.
• Грамотная устная и письменная речь; навыки подготовки протоколов, писем, справок и поручений.
• Внимательность при контроле сроков, деталей и договорённостей; исполнительская дисциплина; способность самостоятельно запрашивать и уточнять информацию.
• Навыки делового взаимодействия с руководителями, исполнителями, подрядчиками и представителями органов власти.
• Желателен опыт работы в проектном офисе, сопровождения цифровых, организационных или управленческих проектов, в государственном секторе, ГБУ, органах власти или крупных инфраструктурных организациях, ведения задач в «Битрикс24», подготовки материалов для руководства и взаимодействия с подрядчиками.
• Желательно базовое понимание порядка подготовки технических заданий, исполнения договоров, проведения закупок и внедрения информационных систем.

Условия:

• Заработная плата на руки — 150 000 руб.
• Полная занятость, полный рабочий день. График: понедельник–четверг с 8:45 до 17:45, пятница с 8:45 до 16:30.
• Место работы: г. о. Красногорск, 26-й км автодороги «Балтия», бизнес-центр «Рига-Ленд».
• Корпоративный транспорт от станций метро «Строгино» (около 20 минут), «Щукинская» (около 25 минут) и железнодорожной станции Красногорская (около 10 минут).