Секретарь руководителя

Обязанности:

• Выбирать форму планирования и оформлять планировщик (органайзер) руководителя; вносить в него информацию; согласовывать с руководителем время планируемых действий.
• Согласовывать телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнёрами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; информировать руководителя о регламенте намеченных мероприятий; предупреждать о приближении их времени; формировать резерв времени для непредвиденных ситуаций.
• Выбирать и оформлять планировщик секретаря; вести дневник на электронном и (или) бумажном носителе; согласовывать планы с планами и сроками работы руководителя; распределять рабочее время на день, неделю и перспективу; переносить невыполненные запланированные задачи; выполнять типичные ежедневные дела.
• Вести базу телефонных контактов руководителя; соединять руководителя с конкретными абонентами; подготавливать материалы для телефонных переговоров; регистрировать поступающие в приёмную телефонные звонки; перенаправлять отдельные звонки заместителям руководителя и сотрудникам; получать необходимую информацию и передавать санкционированную информацию по телефону; устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу во время телефонных переговоров; помогать руководителю в организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
• Подготавливать проект служебного задания руководителя; заказывать железнодорожные и авиабилеты, гостиницы и транспортное обеспечение руководителя; оформлять программы поездки, уточнять особенности протокола планируемых мероприятий; подготавливать документы к поездке руководителя; уточнять дату, должности и фамилии в программе командировки; прорабатывать маршрут руководителя и увязывать его с расписанием транспорта.
• Организовывать личный приём посетителей руководителем; устанавливать порядок приёма для различных категорий посетителей; содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации.
• Организовывать приём деловых партнёров в офисе и обслуживание руководителя и его деловых партнёров; сервировать чайный (кофейный) стол в офисе.

Требования:

• Коммуникабельность, дисциплинированность.
• Опыт работы от 1 до 3 лет.
• Среднее профессиональное образование.

Условия:

• Сменный график.
• Полная занятость.