Главный специалист сектора по организации работы коллегиальных органов

Обязанности:

• Формировать проекты планов работы комиссий, советов, рабочих групп и иных коллегиальных органов; отслеживать исполнение планов, актуализировать сроки и состав мероприятий.
• Организовывать проведение заседаний: уведомлять участников, формировать повестку, собирать материалы и проекты решений, обеспечивать наличие кворума, готовить помещения и технические средства, в том числе для ВКС.
• Готовить проекты протоколов, решений, поручений и сопутствующих документов; обеспечивать их согласование, подписание и доведение до исполнителей; контролировать оформление в соответствии с правилами делопроизводства.
• Регистрировать входящие материалы для рассмотрения коллегиальными органами, вести номенклатуру дел, формировать комплекты документов, обеспечивать хранение и передачу в архив по установленным срокам.
• Ставить на контроль поручения, зафиксированные в протоколах; отслеживать сроки исполнения, запрашивать промежуточные отчёты, готовить сводные справки о выполнении, фиксировать снятие с контроля.
• Согласовывать вопросы между структурными подразделениями администрации, внешними организациями и членами коллегиальных органов; организовывать обмен информацией, запросы дополнительных материалов и привлечение экспертов.
• Размещать на официальном сайте и в рабочих каналах связи повестки, протоколы, решения, анонсы и итоги заседаний; обеспечивать доступ участников к материалам в установленном порядке.
• Рассматривать поступающие предложения, замечания и запросы по вопросам деятельности коллегиальных органов, готовить проекты ответов, направлять запросы в компетентные подразделения.
• Консультировать сотрудников администрации по порядку подготовки материалов к заседаниям, требованиям к оформлению проектов решений и срокам согласования; при необходимости разрабатывать памятки и регламенты.
• Контролировать соблюдение установленного порядка работы коллегиальных органов (регламентов, положений, порядков), фиксировать отклонения и предлагать меры по их устранению.

Требования:

• Знание законодательства и регламентов: ФЗ № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления», ФЗ № 25 «О муниципальной службе», основ административного и трудового права, антикоррупционного законодательства.
• Знание правил делопроизводства и документооборота: оформления документов, номенклатуры дел, сроков хранения, работы с входящей и исходящей корреспонденцией, регистрации и контроля исполнения поручений.
• Знание регламентов администрации и коллегиальных органов: положений о комиссиях и советах, регламентов заседаний, порядка подготовки повесток, проектов решений и протоколов.
• Знание правил обращения со служебной информацией, основ защиты персональных данных (ФЗ № 152), правил доступа к электронным документам и их хранения.
• Навыки организации мероприятий: планирования заседаний, координации участников, подготовки помещений и ВКС, контроля кворума и повестки.
• Навыки работы с документами: подготовки проектов протоколов, решений, поручений и справок, редактирования и согласования текстов, контроля сроков и корректности оформления.
• Навыки контроля исполнения: постановки поручений на контроль, отслеживания сроков, запроса отчётов, формирования сводок и снятия поручений с контроля.
• Навыки взаимодействия с подразделениями администрации, внешними организациями и членами комиссий; умение договариваться, фиксировать договорённости и вести переписку.
• Уверенное владение офисным пакетом (Word, Excel, PowerPoint), справочно-правовыми системами, электронной почтой и календарями.
• Стрессоустойчивость, тайм-менеджмент, способность работать в сжатые сроки, расставлять приоритеты и вести несколько параллельных процессов.
• Опыт не требуется.
• Среднее профессиональное образование.

Условия:

Полная занятость, полный рабочий день.