Личный помощник руководителя

Обязанности:

• Оказывать административную поддержку руководителю: выполнять служебные поручения, связанные с деятельностью компании, контролировать сроки и приоритеты.
• Планировать рабочее время руководителя: вести календарь, назначать встречи и совещания, напоминать о них, координировать участников и контролировать переносы.
• Вести деловую переписку с контрагентами: регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, подготавливать и направлять письма, контролировать ответы, формировать архив.
• Подготавливать проекты договоров, соглашений и дополнительных соглашений с контрагентами и сотрудниками; собирать реквизиты и документы, согласовывать материалы с ответственными сотрудниками, контролировать подписание, выполнение и оплату, вести учёт и хранение.
• Собирать, проверять и систематизировать данные; подготавливать отчёты, справки, презентации и аналитические материалы по поручению руководителя.
• Принимать и распределять входящие звонки и электронные письма; принимать, регистрировать и отправлять корреспонденцию, вести учёт исполнения.
• Регистрировать, учитывать, хранить и архивировать документы; контролировать использование шаблонов, бланков и реквизитов.
• Координировать взаимодействие с бухгалтерией, юристами и другими подразделениями по вопросам деятельности руководителя и офиса.
• Фиксировать поручения руководителя, напоминать исполнителям, собирать статусы и информировать руководителя.
• Соблюдать режим конфиденциальности служебной информации и документов.

Требования:

• Знание офисных программ, включая Word.
• Опыт работы от 3 до 6 лет.
• Высшее образование — бакалавриат.

Условия:

• Полный день.
• Полная занятость.