Секретарь руководителя

Требования

Знание: локальные нормативные акты, трудовое и гражданское законодательство РФ, законодательство об архивном деле, правила деловой переписки и этикета, структура организации и распределение функций между подразделениями и специалистами. Умение: вести переговоры и деловую переписку, помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий, поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнёров и клиентов, предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии.

Обязанности

Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя . Приём и передача корреспонденции . Секретарь передаёт её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведение делопроизводства . Секретарь выполняет различные операции с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя . Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя . Слежение за своевременным рассмотрением и представлением документов . Секретарь проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. Организация телефонных переговоров руководителя . Секретарь записывает в отсутствие руководителя полученную информацию и доводит до его сведения её содержание. По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем . Секретарь собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведёт и оформляет протоколы заседаний и совещаний.