Офис-менеджер

ООО АЛТЭК

Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании.
Обязанности: 
Материально‑техническое обеспечение:
- закупка и учёт канцелярских товаров, бытовой химии, напитков, расходных материалов для оргтехники;

- взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание).


Работа с оргтехникой:
- контроль состояния офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны и т. д.) ;

- организация обслуживания и ремонта оборудования.


Хозяйственное обслуживание:
- обеспечение чистоты и порядка в офисе;

- координация работы клининговой службы.


Документооборот:
- приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной) ;

- подготовка и отправка исходящих документов, контроль сроков исполнения;

- ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени

- оформление пропусков, разрешений, доверенностей;

- архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности;

- работа с электронными системами документооборота (СЭД), CRM, ERP (например, «1С: Предприятие») ;

- отправка через ЭДО договоров, спецификаций, счетов;

- регистрация и отправка писем через «Почту России».


Организация мероприятий и встреч:
- планирование и организация встреч, совещаний, переговоров: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, оповещение участников;

- организация обучения и тренингов (бронирование залов, приглашение тренеров, рассылка материалов).


Поддержка командировок:
- бронирование билетов и гостиниц;

- оформление виз и страховок;

- составление маршрутов;

- формирование авансовых отчётов по командировкам и представительским расходам.


Коммуникация и обслуживание гостей:
- приём и маршрутизация входящих звонков, ведение телефонных переговоров;

- встреча и сопровождение гостей, партнёров, клиентов;

- поддержка внутренних коммуникаций: рассылка объявлений, информирование сотрудников о новостях компании.


IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия:
- обеспечение видеосвязи и онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skype): настройка, тестирование, устранение неполадок.


Адаптация и администрирование:
- помощь в адаптации новых сотрудников: знакомство с офисом, выдача доступов, оформление рабочего места;

- хранение и актуализация контактной информации сотрудников;

- учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций).


Требования к кандидату: 
- среднее специальное или высшее образование;

- опыт работы в аналогичной должности от 1 года;

- уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, Outlook, интернет‑браузерами;

- навыки работы с офисной оргтехникой;

- знание принципов делопроизводства, документооборота и архивного дела;

- опыт работы с системами ЭДО, CRM и ERP (в т. ч. «1С: Предприятие») ;

- грамотная устная и письменная речь, хорошая дикция;

- ответственность, самоорганизованность, пунктуальность, внимательность к деталям;

- развитые коммуникативные навыки и умение работать в режиме многозадачности.


Условия работы: 

работа в стабильной и динамично развивающейся компании;

- официальное оформление по ТК РФ, полностью белая заработная плата;

- график работы: с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв — 1 час;

- возможности для профессионального роста и развития;

- комфортный офис в 3 минутах от станции метро «Чёрная Речка»;

- бесплатные чай, кофе и фрукты за счёт компании;

- оборудованная столовая для персонала;

- корпоративные мероприятия;

- испытательный срок — 2 месяца;

- уровень заработной платы — по результатам собеседования.